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Através desta ferramenta, é possível que a empresa realize operações básicas de agendamento de serviços e faturamento dos serviços no Sankhya OM. Com isso, pode-se colher informações para indicadores que apoiarão a tomada de decisões da organização.
Para sua utilização, é necessário que algumas configurações sejam realizadas:
Cadastro de Usuários Controle de Acessos
Preferências da Empresa Cadastro de Parceiros
Cadastro de Vendedores/Compradores Cadastro de Serviços
Cadastro de Usuários
A utilização da Agenda de Serviços tem sua utilização vinculada ao usuário e a empresa a qual ele pertence. O agendamento de serviços poderá ser realizado apenas para a empresa do usuário logado. Este vínculo é realizado através da tela Cadastro de Usuários, na aba "Identificação" onde efetua-se o preenchimento do campo "Empresa".
Controle de Acessos
Para completa utilização da Agenda de Serviços, alguns acessos especiais precisam ser liberados. Nesta configuração, as ações "Incluir", "Alterar" e "Excluir" se referem ao agendamento.
Preferências da Empresa
Na tela Preferências da Empresa faz-se uso da aba "Agenda de Serviços"; as configurações aqui realizadas serão utilizadas diretamente pela Agenda.
Os campos "Hora inicial" e "Hora final" se referem ao horário de funcionamento da empresa. Para excluir os dias de descanso da agenda (sábado e domingo por exemplo) deve-se configurar a carga horária padrão dos funcionários. Os valores possuem um valor padrão mas podem ser alterados.
A informação inserida no campo "Modelo de notas e pedidos" considera um modelo cadastrado na tela "Comercial > Consulta > Modelo de Notas e Pedidos" para o faturamento do atendimento do serviço. Neste ponto, é importante configurar todos os dados que serão utilizados para preenchimento do cabeçalho da nota. Não é possível faturar o serviço se este campo não for preenchido.
O "Cód. perfil" é definido para que na Agenda seja possível agendar eventos somente parceiros/clientes que possuam o mesmo perfil da empresa.
No campo "Minutos p/ módulo" determina-se o período de intervalo da agenda, por exemplo: se o módulo for de 15 minutos, a hora na Agenda de Serviços será dividia em quatro blocos de 15 minutos. Esta informação exerce influência também no cálculo da quantidade de módulos de um serviço, onde no agendamento, o sistema utiliza o campo "Tempo Estimado" do Cadastro de Serviços, dividido pela quantidade de minutos configurado neste campo; caso existam casas decimais o arredondamento é feito para cima, assim compõe-se a quantidade de módulos do serviço. Exemplo: o módulo é de 30 minutos e o tempo estimado do serviço é 45 minutos, portanto o sistema irá considerar 2 módulos.
Informa-se em "Limite de dias p/ histórico" a quantidade de dias que será feita a busca pelo histórico na Agenda. O período de busca considera a data atual com limite no valor estipulado neste campo.
O campo "CPF obrigatório" quando marcado, define que ao criar um cliente através da tela de Agendamento, o CPF será obrigatório. Caso este campo não esteja marcado, o sistema ainda verifica o parâmetro "Aceita CGC/CPF de Parceiro em branco? - ACEITACGCBRANCO". Essa validação também é feita no momento de geração da fatura para o cliente, onde será verificado se este possui ou não CPF.
A seção "Configuração de cores p/ eventos" determina como cada evento será exibido na tela principal da Agenda. Ela é inicialmente preenchida com cores padrão, porém pode ser modificada.
Cadastro de Parceiros
Na tela Cadastro Parceiros configura-se o "Perfil Principal" de cada parceiro, sendo importante a informação de que serão apresentados na Agenda apenas os parceiros que possuírem o mesmo Perfil Principal configurado na tela Preferências da Empresa, aba "Agenda de Serviços", campo "Cód. perfil".
Cadastro de Vendedores/Compradores
A configuração efetuada nesta tela, é a que define quais são os responsáveis pela execução dos serviços agendados.
Para estarem disponíveis é necessário que na aba "Geral" seja informada a "Empresa" e na tela Cadastro de Parceiros, aba "Identificação" o campo "Executante" ou "Assessor" sejam informados.
Observação: Através do parâmetro "Parceiro utiliza executante ou assessor? - PAREXECASSESSOR" pode-se alterar a descrição do campo tipo executante para assessor.
É importante também atentar-se para a carga horária do executante, pois isso limitará os horários de agendamento e atendimento dos serviços. Por exemplo: 44 horas semanais com folgas aos domingos e segundas-feiras.
Cadastro de Serviços
Nesta tela, na aba "Geral" realiza-se a definição do "Tempo estimado" para a execução do serviço. O tempo aqui informado irá impactar na quantidade de módulos reservados no agendamento. Por exemplo, se o módulo é 30 minutos, e o tempo estimado do serviço é de 15 minutos, o sistema irá reservar um módulo.
Na aba "Agenda de Serviços", a opção "Fixar na Agenda" deve estar desmarcada, caso o serviço possua algum impedimento e não possa ser realizado conforme os períodos de um evento fixo. Por exemplo, o serviço só pode ser executado por um profissional específico, que colabora na empresa uma vez ao mês; neste caso a opção deve estar desmarcada.
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