Módulo: Comercial > RotinasPor meio da Agenda de Serviços, pode-se realizar operações básicas de agendamento de serviços e faturamento dos serviços no Sankhya Om. Com isso, será possível colher informações para indicadores que apoiarão a tomada de decisões da organização.
Cadastro de Usuários
A utilização da Agenda de Serviços tem seu uso vinculado ao usuário e à empresa a qual ele pertence. O agendamento de serviços poderá ser realizado apenas para a empresa do usuário logado. Esse vínculo é realizado por meio da tela Cadastro de Usuários, na aba Identificação, campo "Empresa".
Controle de Acessos
Para completa utilização da Agenda de Serviços, alguns acessos especiais precisam ser liberados na tela Acessos. Nessa configuração, as ações de "Incluir", "Alterar" e "Excluir" se referem ao agendamento.
Preferências da Empresa
Na tela Preferências da Empresa acesse a aba "Agenda de Serviços"; as configurações aqui realizadas serão utilizadas diretamente pela Agenda.
Os campos "Hora inicial" e "Hora final" se referem ao horário de funcionamento da empresa. Para excluir os dias de descanso da agenda (sábado e domingo, por exemplo), deve-se configurar a carga horária padrão dos funcionários. Os valores possuem um valor padrão, mas podem ser alterados.
A informação inserida no campo "Modelo de notas e pedidos" considera um modelo cadastrado na tela Modelo de Notas e Pedidos para o faturamento do atendimento do serviço. Nesse ponto, é importante configurar todos os dados que serão utilizados para preenchimento do cabeçalho da nota. Não é possível faturar o serviço se este campo não for preenchido.
O "Cód. perfil" é definido para que na Agenda seja possível agendar eventos somente de parceiros/clientes que possuam o mesmo perfil da empresa.
No campo "Minutos p/ módulo" determine o período de intervalo da agenda, de modo que, por exemplo:, se o módulo for de 15 minutos, a hora na Agenda de Serviços será dividia em quatro blocos de 15 minutos.
Essa informação exerce influência também no cálculo da quantidade de módulos de um serviço onde, no agendamento, o sistema utiliza o campo "Tempo Estimado" do Cadastro de Serviços, dividido pela quantidade de minutos configurados nesse campo; caso existam casas decimais, o arredondamento será feito para cima, assim compõe-se a quantidade de módulos do serviço. Por exemplo:
O módulo é de 30 minutos e o tempo estimado do serviço é 45 minutos, portanto, o sistema irá considerar 2 módulos.
Informe em "Limite de dias p/ histórico" a quantidade de dias que será feita a busca pelo histórico na Agenda. O período de busca considera a data atual com limite no valor estipulado neste campo.
Quando a marcação "CPF obrigatório" for ligada, será definido que, ao criar um cliente através da tela de Agendamento, o CPF será obrigatório. Caso essa marcação esteja desligada, o sistema verificará o parâmetro "Aceita CGC/CPF de Parceiro em branco? - ACEITACGCBRANCO". Essa validação também é feita no momento de geração da fatura para o cliente, onde será verificado se este possui ou não CPF.
A seção "Configuração de cores p/ eventos" determina como cada evento será exibido na tela principal da Agenda. Ela é inicialmente preenchida com cores padrão, porém pode ser modificada.
Cadastro de Parceiros
Na tela Cadastro Parceiros configure o "Perfil Principal" de cada parceiro, sendo importante a informação de que serão apresentados na Agenda apenas os parceiros que possuírem o mesmo Perfil Principal configurado na tela Preferências da Empresa, aba Agenda de Serviços, campo Cód. perfil.
Cadastro de Vendedores/Compradores
A configuração efetuada nessa tela, é a que define quais são os responsáveis pela execução dos serviços agendados.
Para estarem disponíveis, deve ser informada na aba "Geral" a "Empresa" e, na tela Cadastro de Parceiros, aba Identificação, o campo "Executante" ou "Assessor" também devem ser preenchidos.
Observação: através do parâmetro "Parceiro utiliza executante ou assessor? - PAREXECASSESSOR" é possível alterar a descrição do campo tipo Executante para Assessor.
Atente-se também para a carga horária do executante, pois isso limitará os horários de agendamento e atendimento dos serviços, por exemplo, 44 horas semanais com folgas aos domingos e segundas-feiras.
Cadastro de Serviços
Nessa tela, na aba Geral, realize a definição do "Tempo estimado" para a execução do serviço. O tempo aqui informado irá impactar na quantidade de módulos reservados no agendamento. Considere o seguinte exemplo:
Se o módulo é 30 minutos, e o tempo estimado do serviço é de 15 minutos, o sistema irá reservar um módulo.
Na aba "Agenda de Serviços", a marcação "Fixar na Agenda" não deve estar efetuada caso o serviço possua algum impedimento e não possa ser realizado conforme os períodos de um evento fixo. Em casos, por exemplo, em que o serviço só pode ser executado por um profissional específico que colabora na empresa uma vez ao mês; neste caso a opção deve estar desmarcada.
Parâmetros que influenciam na rotina
Abrir Telemarketing a partir da Agenda de Serviço - HISTAGETMKT: com esse parâmetro ligado, será disponibilizado o botão "Histórico Telemarketing", ao criar um novo evento nessa tela quando há um Parceiro e Serviço cadastrados. Por meio desse botão, é possível consultar o histórico de atendimentos de determinado Parceiro na tela Telemarketing.
Visualizar Ag. Serviço de usuários de outras emp. - VISUSUAGE: quando ligado, pode-se visualizar a agenda dos Vendedores/Compradores de outras empresas, independente da "Empresa" e "Vendedor" vinculados na tela Usuários. Assim, na tela Preferencias da Empresa, as configurações dos campos "Hora inicial", "Hora final", "Cód. Perfil" e "Minutos por Módulos" sofrerão determinadas alterações, sendo elas:
- Os campos Hora inicial e Hora final utilizarão a menor hora inicial e a maior hora final para serem exibidas na Agenda de Serviços;
- O Cód. Perfil será ignorado no momento da busca do parceiro de um novo evento, ou seja, todos os parceiros clientes serão carregados;
- O campo Minutos por Módulos da Empresa também será ignorado, e o menor tempo previsto será apresentado, sendo ele, de 15 minutos.
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