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Através dessa ferramenta, é possível que sua empresa realize operações básicas de agendamento de serviços e faturamento dos serviços no Sankhya Om. Com isso, pode-se colher informações para indicadores que apoiarão a tomada de decisões da organização.
Para sua utilização, devem ser realizadas as seguintes configurações:
Cadastro de Usuários Controle de Acessos
Preferências da Empresa Cadastro de Parceiros
Cadastro de Vendedores/Compradores Cadastro de Serviços
Parâmetros que influenciam na rotina
Cadastro de Usuários
A utilização da Agenda de Serviços tem sua utilização vinculada ao usuário e à empresa a qual ele pertence. O agendamento de serviços poderá ser realizado apenas para a empresa do usuário logado. Esse vínculo é realizado através da tela Cadastro de Usuários, na aba Identificação, preenchendo o campo "Empresa".
Controle de Acessos
Para completa utilização da Agenda de Serviços, alguns acessos especiais precisam ser liberados na tela Acessos. Nessa configuração, as ações de "Incluir", "Alterar" e "Excluir" se referem ao agendamento.
Preferências da Empresa
Na tela Preferências da Empresa usamos a aba "Agenda de Serviços"; as configurações aqui realizadas serão utilizadas diretamente pela Agenda.
Os campos "Hora inicial" e "Hora final" se referem ao horário de funcionamento da empresa. Para excluir os dias de descanso da agenda (sábado e domingo, por exemplo), você deve configurar a carga horária padrão dos funcionários. Os valores possuem um valor padrão, mas podem ser alterados.
A informação inserida no campo "Modelo de notas e pedidos" considera um modelo cadastrado na tela Modelo de Notas e Pedidos para o faturamento do atendimento do serviço. Nesse ponto, é importante configurar todos os dados que serão utilizados para preenchimento do cabeçalho da nota. Não é possível faturar o serviço se este campo não for preenchido.
O "Cód. perfil" é definido para que na Agenda seja possível agendar eventos somente de parceiros/clientes que possuam o mesmo perfil da empresa.
No campo "Minutos p/ módulo" determine o período de intervalo da agenda, por exemplo: se o módulo for de 15 minutos, a hora na Agenda de Serviços será dividia em quatro blocos de 15 minutos. Essa informação exerce influência também no cálculo da quantidade de módulos de um serviço onde, no agendamento, o sistema utiliza o campo "Tempo Estimado" do Cadastro de Serviços, dividido pela quantidade de minutos configurados nesse campo; caso existam casas decimais, o arredondamento será feito para cima, assim compõe-se a quantidade de módulos do serviço. Exemplo: o módulo é de 30 minutos e o tempo estimado do serviço é 45 minutos, portanto o sistema irá considerar 2 módulos.
Informe em "Limite de dias p/ histórico" a quantidade de dias que será feita a busca pelo histórico na Agenda. O período de busca considera a data atual com limite no valor estipulado neste campo.
Quando a marcação "CPF obrigatório" for feita, estará definindo que, ao criar um cliente através da tela de Agendamento, o CPF será obrigatório. Caso essa marcação não esteja realizada, o sistema ainda verifica o parâmetro "Aceita CGC/CPF de Parceiro em branco? - ACEITACGCBRANCO". Essa validação também é feita no momento de geração da fatura para o cliente, onde será verificado se este possui ou não CPF.
A seção "Configuração de cores p/ eventos" determina como cada evento será exibido na tela principal da Agenda. Ela é inicialmente preenchida com cores padrão, porém pode ser modificada.
Cadastro de Parceiros
Na tela Cadastro Parceiros configure o "Perfil Principal" de cada parceiro, sendo importante a informação de que serão apresentados na Agenda apenas os parceiros que possuírem o mesmo Perfil Principal configurado na tela Preferências da Empresa, aba Agenda de Serviços, campo Cód. perfil.
Cadastro de Vendedores/Compradores
A configuração efetuada nessa tela, é a que define quais são os responsáveis pela execução dos serviços agendados.
Para estarem disponíveis, deve ser informada na aba "Geral" a "Empresa" e, na tela Cadastro de Parceiros, aba Identificação, o campo "Executante" ou "Assessor" também devem ser preenchidos.
Observação: Através do parâmetro "Parceiro utiliza executante ou assessor? - PAREXECASSESSOR" você poderá alterar a descrição do campo tipo executante para assessor.
É importante também que você se atente para a carga horária do executante, pois isso limitará os horários de agendamento e atendimento dos serviços. Por exemplo: 44 horas semanais com folgas aos domingos e segundas-feiras.
Cadastro de Serviços
Nessa tela, na aba Geral, realize a definição do "Tempo estimado" para a execução do serviço. O tempo aqui informado irá impactar na quantidade de módulos reservados no agendamento. Por exemplo, se o módulo é 30 minutos, e o tempo estimado do serviço é de 15 minutos, o sistema irá reservar um módulo.
Na aba "Agenda de Serviços", a marcação "Fixar na Agenda" não deve estar efetuada, caso o serviço possua algum impedimento e não possa ser realizado conforme os períodos de um evento fixo. Por exemplo, o serviço só pode ser executado por um profissional específico, que colabora na empresa uma vez ao mês; neste caso a opção deve estar desmarcada.
Parâmetros que influenciam na rotina
Você pode consultar o histórico de atendimentos de determinado Parceiro na tela Telemarketing através do botão "Histórico telemarketing", que será exibido ao ligar o parâmetro "Acesso ao Histórico do cliente na tela Telemarketing a partir da Agenda de Serviço - HISTAGETMKT".
Nota: Para que o botão seja apresentado, um Parceiro e Serviço devem ser adicionados na criação de um evento na tela.
Quando o parâmetro "Visualizar Ag. Serviço de usuários de outras emp. - VISUSUAGE" for ligado, você pode visualizar a agenda dos Vendedores/Compradores de outras empresas, independente da "Empresa" e "Vendedor" vinculados na tela Usuários. Assim, na tela Preferencias da Empresa, as configurações dos campos "Hora inicial", "Hora final", "Cód. Perfil" e "Minutos por Módulos" sofrerão determinadas alterações, sendo elas:
- Os campos Hora inicial e Hora final utilizarão a menor hora inicial e a maior hora final para serem exibidas na Agenda de Serviços;
- O Cód. Perfil será ignorado no momento da busca do parceiro de um novo evento, ou seja, todos os Parceiros clientes serão carregados;
- O campo Minutos por Módulos da Empresa também será ignorado, e o menor tempo previsto será apresentado, sendo ele, de 15 minutos
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