Neste artigo trataremos das configurações necessárias para realizar uma Cotação no Sankhya Om. Assim, acesse os links abaixo para facilitar sua navegação:
Usuários
Primeiramente, configure os acessos dos Usuários abaixo:
Fornecedor
Para que seja possível que o fornecedor acesse o Portal de Cotação Online, é necessário configurar um usuário genérico que será utilizado como B2B; além disso, este deverá possuir o acesso total à tela no menu Portal de Cotação Online; este acesso é liberado por meio da tela Acessos.
Comprador
O usuário responsável pelas decisões no processo de cotação, deverá possuir o campo "Aprovar cotação", presente na aba Segurança (tela Usuários), devidamente configurado. Ele pode ser definido dentre as seguintes opções:
- Melhor Resultado: O usuário poderá somente aprovar o melhor fornecedor;
- Não Aprova: O usuário não poderá aprovar qualquer fornecedor;
- Qualquer Resultado: O usuário poderá aprovar qualquer fornecedor.
Quando existirem duas cotações empatadas como melhor resultado e o campo Aprovar Cotação estiver com a opção Melhor Resultado selecionada, o usuário poderá escolher um fornecedor entre os empatados, bem como validar se a opção escolhida está entre as empatadas e não permitir que seja escolhida uma com resultado ruim, através do botão "Desaprovar" da aba Fornecedores e Coleta de Preços, tela Cotação.
Parceiros
É primordial que todos os fornecedores estejam devidamente cadastrados no sistema; deste modo as informações necessárias para o processo de Cotação serão alimentadas. A seguir, trataremos das abas da tela Cadastro de Parceiros que contêm os dados principais para um bom andamento desse processo:
Nesta aba deve-se obter o "E-mail" e o "Telefone" corretos do parceiro, de modo que se for necessária uma coleta manual de preços feita pelo comprador, ele possua essas informações disponíveis na rotina de Cotação.
Esta aba está destinada à definição do Tipo de Negociação relacionado a entrada ou cotação. Dessa forma, no momento em que este fornecedor for incorporado ao processo de cotação, o sistema irá automaticamente sugerir o tipo de negociação informado no campo "Sugestão Entrada/Cotação".
Caso a empresa decida trabalhar com o Portal de Cotação Online, para facilitar a relação B2B*, pode-se configurar o código e nome do produto para o fornecedor. Assim, quando o fornecedor acessar o Portal de Cotação, poderá visualizar a sua referência e descrição dos produtos.
*O que é B2B? Business to Business (B2B) é a sigla utilizada no comércio eletrônico que define transações comerciais entre empresas. Em outras palavras, é um ambiente (Plataforma de E-Commerce) onde uma empresa (indústria, distribuidor, importador ou revenda) comercializa seus produtos para outras empresas. A natureza dessa operação pode ser revenda, transformação ou consumo. |
Para a configuração mencionada, informe no campo "Produto", o respectivo produto cadastrado no sistema relacionado ao item que a empresa trabalha. Além disso, preencha no campo "Cód. Produto Equivalente" a referência correspondente ao produto e no campo "Descrição do produto equivalente" a nomenclatura do produto que o fornecedor trabalha.
Na utilização da rotina de Cotação, o sistema poderá sugerir fornecedores para os produtos requisitados a partir do perfil dos fornecedores, onde é feita uma comparação deste com o perfil de utilização dos produtos, agilizando assim, a inclusão dos fornecedores na rotina.
Para que isso ocorra, é necessário definir o perfil principal e o perfil secundário do fornecedor, pois ambos podem ser utilizados para comparação ao perfil de utilização do produto.
O perfil principal pode ser configurado no campo "Perfil Principal" presente na aba Identificação do parceiro:
Já o perfil secundário é configurado na aba Perfil do Parceiro, campo "Perfil":
Nesta aba, pode-se definir um contato para que este receba o e-mail para acesso ao Portal de Cotação Online. É recomendado configurar somente um contato para acesso ao Portal de Cotação.
Para configurar os Acessos do contato ao Portal de Cotação Online, deve-se primeiramente cadastrar um usuário fictício no sistema, e dar a ele acesso à tela do Portal de Cotação. Em seguida, este usuário deverá ser vinculado ao contato do parceiro no campo "Cód. Usuário B2B" presente na sub-aba Geral, da aba Contatos dentro da tela Parceiros, e vincule o cadastro do contato com nome e e-mail do Parceiro ao usuário B2B no campo "Cód. Usuário B2B", além de habilitar a marcação "Enviar notificações de cotação?".
Caso a empresa queira fornecer a senha para acesso ao sistema, poderá editar a senha do usuário através do botão "Alterar Senha B2B". A senha informada servirá apenas para este contato cadastrado. |
Para que o contato consiga acessar o sistema, o campo "Email" também presente na sub-aba Geral, deverá estar preenchido com o e-mail, onde este é utilizado como "Usuário" para o contato acessar o sistema; a "Senha" para acesso, é a senha alterada através do botão Alterar Senha B2B.
Observação: o sistema não permitirá a utilização do usuário de supervisão "SUP" no “Cód. Usuário B2B” por questões de segurança, sendo necessário a criação de um usuário específico para esta finalidade. Caso seja feita a tentativa de cadastro de mais de um contato que possua a marcação Enviar notificações de cotação? habilitada, o sistema irá exibir uma mensagem alertando este fato.
Neste caso, o sistema verificará os contatos ativos do parceiro por ordem de cadastro, validando se este possui "E-mail" preenchido, Cód. Usuário B2B e Senha de Acesso definidos, e poderá bloquear o acesso ao Portal de Cotação On-line mesmo se houver outros contatos cadastrados.
A empresa poderá cadastrar quantos contatos quiser para o parceiro fornecedor, mas é recomendado que somente um possua acesso ao Portal. O que determina o acesso do contato ao Portal de Cotação é a marcação Envia notificação de cotação?. Caso seja feita a tentativa de cadastro de mais de um contato que possua esta marcação efetuada, o sistema irá exibir uma mensagem alertando este fato.
Produtos
Trataremos agora, das configurações que podem ser realizadas no Cadastro de Produtos, de modo que estas sejam utilizadas na rotina de Cotação.
Aba Produtos Equivalentes
De forma semelhante ao que foi realizado na aba Produtos Equivalentes do cadastro de Parceiros, no cadastro de Produtos, na aba com esta mesma nomenclatura, informe o parceiro fornecedor no campo "Cód. Parceiro", tendo-se assim da mesma forma, a equivalência cadastrada.
Aba Perfil de Consumo
A rotina de Cotação pode fazer a sugestão de fornecedores de acordo com seu perfil, comparando-o ao perfil de utilização do produto; para isso é necessária definir o perfil de utilização do produto. Esta configuração é realizada por meio do campo "Perfil do parceiro" localizado na aba Perfil de Consumo.
Aba Geral
Visando facilitar a comunicação entre compradores e fornecedores por meio do Portal de Cotação online, a empresa pode utilizar as imagens dos produtos para que o fornecedor visualize e compreenda mais facilmente qual produto a empresa está requisitando. Esta informação é inserida na aba Geral do Cadastro de Produtos, por meio do campo "Imagem", onde se realiza o upload de uma ilustração referente ao produto.
Para evitar sobrecargas no banco de dados em relação ao tamanho da imagem, aconselha-se o uso de imagens de baixa qualidade, suficientes para entendimento do fornecedor. |
Modelo de Notas
Trabalhar com a rotina de Cotação, acarreta na disponibilidade de uso de uma funcionalidade para cálculo de custos e impostos dos produtos cotados, em relação ao preço coletado do fornecedor. Para que seja possível fazer uso destes recursos, é necessário configurar um Modelo de nota (tela Modelo de Notas e Pedidos), que contenha alguns dados relevantes para o cálculo. A saber:
- A Empresa será utilizada de modo a obter seu estado de origem para fins de cálculo de imposto, e para o envio de e-mail's referentes a cotações de novos produtos, bem como cancelamento destes;
- Para o cálculo de custos e impostos, o sistema necessita de um cabeçalho de nota; como o Tipo de Negociação é obrigatório para o cabeçalho da nota, é preciso informá-lo também na configuração da tela Modelo de Notas e Pedidos.
- O Tipo de Operação - TOP utilizado neste caso, deverá ser do Tipo de Movimento igual à Compra; além disso, as configurações para cálculo de impostos, custos e preço deverão estar devidamente definidas;
- Além disso, para realizar o cálculo de custos na cotação, deve-se configurar na tela Tipo de Operação - TOP, aba Geral, o campo "Precifica" com a opção "Atualiza custo e preço de venda".
Pesos e Critérios
A rotina de Cotação conta com uma funcionalidade que efetua o cálculo do melhor fornecedor. Este cálculo ocorre partindo de dados relacionados aos Pesos e Critérios previamente definidos no lançamento da Cotação.
Estas definições são realizadas na tela Pesos e Critérios.
Modelo de e-mail
Caso a empresa queira utilizar o Portal de Cotação online, é necessário que sejam configurados os modelos de e-mail para envio ao contato do fornecedor. Além disso, existem configurações a serem feitas para realização do envio do e-mail ao fornecedor.
Para saber mais, acesse o link Cotação - Configurações para envio de e-mail.
Parâmetros
Além das configurações acima apresentadas, para o correto funcionamento da rotina de Cotação, deve-se atentar para a estruturação de alguns parâmetros configurados na tela Preferências.
O link Cotação - Parâmetros utilizados, cita quais são estes parâmetros e explana o comportamento de cada um deles.
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