Régua de Cobrança

 Módulo: Financeiro > Cobrança

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A Régua de Cobrança é uma ferramenta de automação que gerencia todos os procedimentos de cobrança de uma empresa. Deste modo, tem-se a garantia de um nível elevado de comodidade e apoio na redução do índice de inadimplência.

Este recurso se resume na definição de diversos eventos de cobrança na "Timeline" (linha do tempo) dos títulos que serão executados de forma automática a medida em que a data de vencimento se aproxima ou se distancia (vence).

Cada evento possui um símbolo especifico que será posicionado sobre a régua conforme sua ordenação dentro do processo de cobrança. Vejamos abaixo os eventos disponíveis:

• Envio de mensagens por SMS ou por E-mail;
• Registro de eventos na agenda da equipe de cobrança (Agenda de recurso ou Gerência de cobrança);
• Bloqueio de novas vendas à prazo;
• Geração de arquivos para transmissão FTP ou disponibilidade em diretório;
• Ações personalizadas.

Importante: a Régua de Cobrança é executada somente uma vez por dia, apenas quando tratar-se da baixa do título é que ocorrerá a sua execução imediata. Além, disso o sistema só considera dias corridos na execução.

Funcionalidades da tela

Configurações

Aba Eventos

Aba Seleção de títulos

Botão Outras Opções...

 

Configurações

Inicialmente, são fundamentais algumas configurações no sistema para começar a construção da Régua de Cobrança. Descreveremos abaixo os procedimentos pertinentes a cada uma delas:

Conta SMS

Na tela Conta SMS será definida a plataforma de comunicação que será aplicada no envio de SMS.

Grupo Cobrança

A tela Grupo Cobrança possibilitará a criação de Grupos de Cobrança a fim de realizar a segmentação dos Parceiros de acordo com o seu nível de inadimplência.

Modelo de E-mail

Através da tela Modelo de E-mail, configure os modelos de e-mail que serão utilizados.

Observação: algumas imagens anexadas no Modelo de E-mail poderão não serem exibidas quando abertas após o recebimento do e-mail. Sendo assim, orienta-se que realize-se a conversão das imagens de ".PNG" para ".JPG" ou ainda, inserir a imagem em um FTP (Protocolo de Transferência de Arquivos) ou qualquer outro local que disponibilize o acesso da imagem via internet.

Neste contexto, ao realizar a configuração do Modelo de E-mail, deve-se inserir neste a tag IGLINK que pretende-se encaminhar como anexo. Para enviar a imagem nesse formato, será necessário acrescentar o link da imagem na seguinte estrutura de tag: ${IMGLINK[link da imagem]} (cifão; abre chave; tag IMGLINK, abre colchete, link da imagem, fecha colchete, fecha chave).

Para facilitar, veja esse exemplo de uma imagem com a seguinte URL: https://portalerp.com/images/2021/02/10/logo-sankhya-novopng.png.

Ao enviar esta imagem será necessário ser informada a tag ${IMGLINK[link da imagem]} no "Conteúdo" do Modelo de e-mail da seguinte forma:

${IMGLINK[https://portalerp.com/images/2021/02/10/logo-sankhya-novopng.png]}.

 

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Aba Eventos

Esta aba permite a criação/configuração e até duplicar os eventos conforme o processo de cobrança adotado pela empresa. Inicialmente, tem-se o acionamento do botão "+ Adicionar evento" para seleção do evento desejado.

Quando a opção "Duplicar" for utilizada, as informações do evento existente serão copiadas para o novo evento, e a descrição "Cópia de" será adicionada no campo "Descrição" do pop-up do evento.

Funcionalidades da aba

Envio de E-mail

Transferência de Dados

Alerta/Bloqueio de venda à prazo

Ação Programada

Envio de SMS

Registro de Contato p/ cobrança

Agenda de recursos

Envio de E-mail

Ao selecionar esse evento, teremos a exibição de um pop-up de mesma nomenclatura trazendo as configurações necessárias:

O campo "Descrição" será preenchido com o nome do evento. Esse nome será apresentado na Régua de Cobrança quando o mouse estiver posicionado em cima do evento.

Por meio do campo "Acontece", determine em qual momento o evento será disparado. Temos as seguintes opções:

• Antes do vencimento: Informa-se o número de dias antes do vencimento;
• No vencimento;
• Após o vencimento: Será indicado o número de dias após o vencimento;
• Ao baixar;
• Filtro Personalizado.

Nota: com a opção Ao baixar selecionada, assim que o título for baixado tem-se a execução do evento configurado. Sendo que, ao baixar um título que possui uma baixa com data futura; o envio do evento será realizado no ato da baixa antecipada.

Observação: se a opção "Filtro Personalizado" estiver selecionada, a aba "Filtro" se torna de preenchimento obrigatório, ou seja, o sistema não permitirá que você acione o botão "Concluir" do Evento de E-mail sem configurar um filtro, sendo ele que determinará a data de quando acontecerá o evento. 

Quando a marcação "Executar apenas em dias úteis" for habilitada, o sistema irá disparar o evento apenas em dias úteis, ou seja, o evento será executado apenas nos dias que não são feriados e finais de semana. De outro modo, quando esta for desmarcada, o sistema enviará o e-mail em qualquer dia da semana.

Nota: se tratando de feriados, estes deverão ser cadastrados conforme orientação do artigo Feriados. Já no caso dos finais de semana será necessário que os parâmetros "Folga no Sábado? - FOLGASAB" e "Folga no Domingo? - FOLGADOM" estejam ligados na tela Preferências.

Nesta etapa serão configurados os dados pertinentes aos destinatários deste evento:

Essa aba permite indicar se o evento enviará o e-mail para o Parceiro, Contato do Parceiro ou para o Vendedor. Além disso, a aba "Outros e-mails" possibilitará a inclusão de outros e-mails para recebimento.

Esse e-mail será enviado considerando a seguinte regra:

1. Será enviado para o Contato do Parceiro que possuir a marcação "Responsável pela cobrança" habilitada na sub-aba Geral, aba Contatos do Cadastro de Parceiros.

2. Se não tiver um Contato responsável pela cobrança, será enviado para aquele que possuir a marcação "Recebe boleto/Pix p/ email" ativada na sub-aba Geral, aba Contatos do Cadastro de Parceiros.

3. Caso nenhuma das opções acima esteja disponível, o e-mail será enviado para os Contatos que estiverem com a marcação "Ativo" acionada nesta mesma sub-aba.

Na próxima etapa tem-se os dados relacionados ao conteúdo do e-mail:

É necessário apontar qual será o "Modelo do corpo do e-mail", previamente cadastrado na tela Modelo de E-mail.

Preencha o campo "Responder para" para realizar o envio do e-mail para uma só pessoa quando o remetente responder ao e-mail enviado.

Observação: caso você faça a marcação "Usar modelo" ao lado do campo Responder para, será utilizado o e-mail informado no campo "Responder para" do Modelo de E-mail (aba Geral) para que o destinatário possa responder. 

O campo "Assunto" irá comportar o objetivo do e-mail. Sendo que, é possível utilizar variáveis para construí-lo.

No campo "Conta SMTP", obtém-se a conta que será responsável pelo envio do e-mail, sendo que a mesma deve estar previamente configurada na tela Contas SMTP. Além disso, é possível utilizar a conta SMTP configurada nas Preferências da Empresa.

Nota: pode-se utilizar os dados Responder para, Assunto e Conta SMTP configurados no Modelo de E-mail.

Essa etapa auxiliará na utilização/inclusão de anexos no envio do e-mail:

A marcação "Anexar boleto" será acionada quando for necessário que os boletos sejam enviados anexados ao e-mail.

O campo "Anexar notas fiscais relacionadas" permite determinar se será enviado no anexo do e-mail o PDF do DANFE, o XML da NF-e ou Ambos; quando o título for originado de uma nota venda.

Ao efetuar a marcação "Um relatório para todos os títulos" tem-se que o relatório formatado será gerado e enviado apenas uma vez, com todos os anexos em um único arquivo.

Ao indicar um "Relatório formatado", o mesmo será enviado como um anexo do e-mail.

Importante: atenção Consultores e Implantadores: Tratando-se do Relatório formatado, a régua passa como filtro os campos CODREGUA, CODEVENTO, DIAEXEC e os campos da TGFFIN que estiverem sendo solicitados no relatório.

Ao final, tem-se a etapa onde é possível simular e verificar quais serão os títulos que se encaixarão neste evento, podendo ainda utilizar filtros específicos nesta pesquisa:

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Envio de SMS

Este evento possibilita o envio de um SMS contendo uma mensagem em relação ao(s) título(s) em aberto ou aqueles que foram baixados. Para a utilização deste evento, as configurações de integração com a plataforma Infobip ou as definições do Modem nativo necessitam ser previamente realizadas.

O campo "Descrição" será preenchido com o nome do evento. Este nome será apresentado na Régua de Cobrança quando o mouse estiver posicionado em cima do evento.

Através do campo "Acontece", determina-se em qual momento o evento será disparado. Tem-se as seguintes opções:

• Antes do vencimento: Informa-se o número de dias antes do vencimento;
• No vencimento;
• Após o vencimento: Será indicado o número de dias após o vencimento;
• Ao baixar.

Nota: optando-se pela opção Ao baixar, assim que o título for baixado tem-se a execução do evento configurado. Sendo que, ao baixar um título que possui uma baixa com data futura; o envio do evento será realizado no ato da baixa antecipada.

Através desta etapa, determina-se qual será a plataforma de envio de SMS a ser utilizada. Pode-se optar pela integração com a "Infobip" ou a utilização do "MODEM".

Nesta etapa serão configurados os dados pertinentes aos destinatários deste evento:

Esta aba permite indicar se o evento enviará o e-mail para o Parceiro, Contato do parceiro ou para o Vendedor. Além disso, a aba "Outros e-mails" possibilitará a inclusão de outros e-mails para recebimento deste e-mail.

Tem-se nesta etapa as informações a respeito do conteúdo da mensagem:

O campo "Mensagem" contém algumas variáveis que podem ser utilizadas na formatação do texto. Sendo elas:

• Títulos: &{LISTA_TITULOS};

Nota: por padrão, a váriavel acima exibe os campos "Data de Vencimento", "Valor Líquido", "Linha Digítavel" e "Número Único do Financeiro". Porém, é possível editá-la colocando à sua frente determinados campos da tabela TGFFIN. Desse modo, observe o exemplo:

&{LISTA_TITULOS:NUMNOTA=Nro da Nota,DTNEG=Data da Emissão,DESDOBRAMENTO=Parcela,  DTVENC=Vencimento,VLRDESDOB=Valor}

Dados do título:

Nro da Nota	Data da Emissão	Parcela	Vencimento	Valor
100	10/08/2023	1	17/08/2023	100,00

• Email empresa: &{EMAIL_EMPRESA};
• Nome empresa: &{NOME_EMPRESA};
• Razão social empresa: &{RAZAO_SOCIAL_EMPRESA};
• Nome parceiro: &{NOME_PARCEIRO};
• Total de débito: &{TOTAL_DEBITO};
• CNPJ do parceiro: &{CPFCNPJ_PARCEIRO};
• CNPJ da empresa: &{CNPJ_EMPRESA};
• Quantidade de títulos: &{QTD_TITULOS};
• Linha digitável: &{LINHA_DIGITAVEL}.

Ao final, tem-se a etapa onde será possível simular e verificar quais serão os títulos que se encaixarão neste evento. Podendo também utilizar filtros específicos nessa pesquisa.

 

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Transferência de Dados

Este evento permite efetuar a transferência de arquivos diretamente para um FTP, Diretório ou Envio por e-mail.

O campo "Descrição" será preenchido com o nome do evento. Este nome será apresentado na Régua de Cobrança quando o mouse estiver posicionado em cima do evento.

Através do campo "Acontece", determina-se em qual momento o evento será disparado. Tem-se as seguintes opções:

• Antes do vencimento: Informa-se o número de dias antes do vencimento;
• No vencimento;
• Após o vencimento: Será indicado o número de dias após o vencimento;
• Ao baixar.

Observação: optando-se pela opção Ao baixar, assim que o título for baixado tem-se a execução do evento configurado. Sendo que, ao baixar um título que possui uma baixa com data futura; o envio do evento será realizado no ato da baixa antecipada.

Nesta etapa serão apontados os dados relacionados ao layout de transferência dos dados:

No campo "Layout" será informado o layout utilizado para geração do arquivo. Sendo que, o mesmo necessita estar previamente cadastrado na tela Layout de Processamento de Arquivo.

Tem-se no campo "Nome do arquivo" a descrição que identifica o arquivo, sendo possível utilizar variáveis para compor a mesma. Pode-se ainda, utilizar o nome definido no layout do arquivo.

Esta etapa contém as configurações pertinentes ao destino de geração do arquivo:

 Envio por E-mail: Este botão permite o envio do arquivo por e-mail, utilizando as mesmas opções de configuração do evento Envio de E-mail.

 Endereço FTP: Utiliza-se este botão para executar a configuração de um FTP, neste caso é necessário informar os dados obrigatórios para conexão com o FTP.

 Diretório de destino: O arquivo será gerado no diretório do repositório de arquivos, que pode ser acessado através da tela Repositório de Arquivos.

Editar destino: Este botão permite realizar a edição do destino configurado.

Remover destino: Através deste botão, tem-se a exclusão do destino.

Ao final, tem-se a etapa onde será possível simular e verificar quais serão os títulos que se encaixarão neste evento. Podendo também utilizar filtros específicos nesta pesquisa.

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Registro de Contato p/ cobrança

Este evento tem como característica a inclusão de um registro de contato destinado ao time de cobrança, como por exemplo, um contato via telefone. O registro incluído poderá ser visualizado através da tela Gerência de Cobrança, aba "Histórico cobrança".

O campo "Descrição" será preenchido com o nome do evento. Este nome será apresentado na Régua de Cobrança quando o mouse estiver posicionado em cima do evento.

Através do campo "Acontece", determina-se em qual momento o evento será disparado. Tem-se as seguintes opções:

• Antes do vencimento: Informa-se o número de dias antes do vencimento;
• No vencimento;
• Após o vencimento: Será indicado o número de dias após o vencimento;
• Ao baixar.

Nota: optando-se pela opção Ao baixar, assim que o título for baixado tem-se a execução do evento configurado. Sendo que, ao baixar um título que possui uma baixa com data futura; o envio do evento será realizado no ato da baixa antecipada.

Tem-se nesta etapa os dados relacionados ao responsável pelo contato para cobrança:

O campo "Ocorrências" comportará os tipos de ocorrências que podem caracterizar o contato para cobrança. Lembre-se ainda que, o cadastro dessas Ocorrências pode ser realizado na tela Histórico de Telemarketing/Cobrança.

Define-se no campo "Executante", qual usuário irá receber o registro de contato para que seja realizada a ação necessária.

No campo "Dias para agendamento", determina-se quantos dias após a execução do evento será agendada a cobrança.

Informa-se nesta etapa o assunto pelo qual está acontecendo o contato de cobrança:

O campo "Observação" contém algumas variáveis que podem ser utilizadas na formatação do texto. São elas:

• Email empresa: &{EMAIL_EMPRESA};
• Nome empresa: &{NOME_EMPRESA};
• Razão social empresa: &{RAZAO_SOCIAL_EMPRESA};
• Nome parceiro: &{NOME_PARCEIRO};
• Total de débito: &{TOTAL_DEBITO};
• CNPJ do parceiro: &{CPFCNPJ_PARCEIRO};
• CNPJ da empresa: &{CNPJ_EMPRESA};
• Quantidade de títulos: &{QTD_TITULOS}.

Ao final, tem-se a etapa onde é possível simular e verificar quais serão os títulos que se encaixarão neste evento. Podendo também utilizar filtros específicos nesta pesquisa.

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Alerta/Bloqueio de venda à prazo

Utiliza-se este evento nas situações em que o cliente já se encontra em um nível elevado de inadimplência necessitando assim de um alerta ou do seu bloqueio para vendas a prazo.

O campo "Descrição" será preenchido com o nome do evento. Este nome será apresentado na Régua de Cobrança quando o mouse estiver posicionado em cima do evento.

Através do campo "Acontece", determina-se em qual momento o evento será disparado. Tem-se as seguintes opções:

• Antes do vencimento: Informa-se o número de dias antes do vencimento;
• No vencimento;
• Após o vencimento: Será indicado o número de dias após o vencimento;
• Ao baixar.

Observação: optando-se pela opção Ao baixar, assim que o título for baixado tem-se a execução do evento configurado. Sendo que, ao baixar um título que possui uma baixa com data futura; o envio do evento será realizado no ato da baixa antecipada.

A marcação "Bloquear venda a prazo" quando acionada, tem-se o bloqueio do parceiro tratando-se de vendas a prazo. A mensagem informada será registrada no Cadastro do Parceiro.

Tanto a mensagem quanto a marcação são opcionais, ou seja, pode-se registrar apenas um deles ou ambos.

Quando a marcação "Adicionar mensagem ao conteúdo do campo motivo de bloqueio" estiver habilitada, se ao rodar a régua o campo "Motivo de Bloqueio" (Cadastro de Parceiros, aba Crédito) estiver preenchido, o sistema irá adicionar o seu conteúdo junto à mensagem do evento.

Ao final, tem-se a etapa onde é possível simular e verificar quais serão os títulos que se encaixarão neste evento. Podendo também utilizar filtros específicos nesta pesquisa.

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Agenda de recursos

Este evento dispõe de um recurso que permite inserir na agenda diária dos usuários os momentos em que os mesmos deverão realizar o contato de cobrança.

O campo "Descrição" será preenchido com o nome do evento. Este nome será apresentado na Régua de Cobrança quando o mouse estiver posicionado em cima do evento.

Através do campo "Acontece", determina-se em qual momento o evento será disparado. Tem-se as seguintes opções:

• Antes do vencimento: Informa-se o número de dias antes do vencimento;
• No vencimento;
• Após o vencimento: Será indicado o número de dias após o vencimento;
• Ao baixar.

Nota: optando-se pela opção Ao baixar, assim que o título for baixado tem-se a execução do evento configurado. Sendo que, ao baixar um título que possui uma baixa com data futura; o envio do evento será realizado no ato da baixa antecipada.

Através do campo "Executante", determina-se qual é o funcionário que irá efetuar o contato com o cliente.

Os campos "Início" e "Intervalo" serão preenchidos com a hora em que se iniciará o contato e o intervalo entre um contato e outro.

A marcação "Dia todo?" quando acionada, indicará que o contato será efetuado durante todo o dia.

Tem-se no campo "Título" uma qualificação para o contato que será realizado.

Na próxima etapa tem-se os dados relacionados ao conteúdo do e-mail:

O campo "O quê" contém algumas variáveis que podem ser utilizadas na formatação da mensagem. Sendo elas:

• Títulos: &{LISTA_TITULOS};
• Email empresa: &{EMAIL_EMPRESA};
• Nome empresa: &{NOME_EMPRESA};
• Razão social empresa: &{RAZAO_SOCIAL_EMPRESA};
• Nome parceiro: &{NOME_PARCEIRO};
• Total de débito: &{TOTAL_DEBITO};
• CNPJ do parceiro: &{CPFCNPJ_PARCEIRO};
• CNPJ da empresa: &{CNPJ_EMPRESA};
• Quantidade de títulos: &{QTD_TITULOS}.

Ao final, tem-se a etapa onde é possível simular e verificar quais serão os títulos que se encaixarão neste evento. Podendo também utilizar filtros específicos nesta pesquisa.

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Ação Programada

Este evento permite que usuários avançados utilizem ações personalizadas através de rotinas de Banco de Dados ou de Java. As informações mais aprofundadas a respeito destas ações podem ser visualizadas no tópico Configurando Ações Personalizadas.

O campo "Descrição" será preenchido com o nome do evento. Este nome será apresentado na Régua de Cobrança quando o mouse estiver posicionado em cima do evento.

Através do campo "Acontece", determina-se em qual momento o evento será disparado. Tem-se as seguintes opções:

• Antes do vencimento: Informa-se o número de dias antes do vencimento;
• No vencimento;
• Após o vencimento: Será indicado o número de dias após o vencimento;
• Ao baixar.

Observação: optando-se pela opção Ao baixar, assim que o título for baixado tem-se a execução do evento configurado. Sendo que, ao baixar um título que possui uma baixa com data futura; o envio do evento será realizado no ato da baixa antecipada.

Nesta etapa pode-se configurar os recursos de personalização:

No campo "Tipo de Rotina" tem-se a escolha de qual rotina será utilizada na criação das ações personalizadas.

Tratando-se do tipo de rotina Java, é necessário determinar se a mesma irá "Usar transação manual" e qual módulo será empregado (previamente criado na tela Módulo Java). Além disso, aponta-se a classe da rotina e caso seja necessário pode-se baixar a biblioteca de extensões.

Para a rotina de Banco de Dados, define-se se a rotina irá Usar transação manual e a descrição que irá identificar a mesma. Posteriormente, clica-se no botão  "Criar template da rotina".

Ao final, tem-se a etapa onde é possível simular e verificar quais serão os títulos que se encaixarão neste evento. Podendo também utilizar filtros específicos nesta pesquisa.

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Aba Seleção de títulos

Na aba Eventos são registrados os eventos que serão aplicados aos títulos listados na tela de Movimentação Financeira. Isso possibilita que na aba de Seleção de Títulos sejam identificados quais títulos estão aptos a receber esses eventos.

Para facilitar a busca, utilize o quadrante de "Filtro Rápido" disponível na lateral esquerda ou crie os "Filtros personalizados" de acordo com as necessidades específicas.

Caso não aplique nenhum filtro, ao clicar no botão "Visualizar títulos", o pop-up "Informe a data de execução" surgirá na tela solicitando o preenchimento da data de execução dos eventos da Régua de Cobrança.

Após o preenchimento, ao pressionar o botão "Aplicar", serão listados todos os títulos de Movimentação Financeira que se encontram aptos para receber os eventos previamente cadastrados.

Dessa forma, como mencionado nas informações acima, será possível prosseguir de algumas maneiras, a seguir têm-se um exemplo:

• Suponha-se que na aba Eventos sejam criadas duas opções: "Dia do vencimento", que dispara um e-mail no dia em que o título vence, e "2 dias", que cria um registro na tela Agenda de Recursos para os títulos vencidos há dois dias.

• Ao verificar a aba Seleção de títulos, caso não informe nenhum filtro, e informe uma data específica, por exemplo: 18/04/2024, a pesquisa retornará somente os títulos com data de vencimento igual a 16/04/2024 (títulos vencidos há dois dias) e 18/04/2024 (títulos que vencem neste dia) conforme configurado.

Importante: será possível cadastrar os eventos conforme a necessidade para efetuar a cobrança de seus títulos.

No entanto, caso utilize algum Filtro rápido ou personalizado, a pesquisa irá retornar somente títulos que estejam nos padrões do filtro utilizado.

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Botão Outras Opções...

O botão "Outras Opções..." é representado pelo ícone  e está localizado na parte superior direita da tela, quando acionado apresenta a seguinte opção:

Visualizar Histórico da Régua: Através desta opção, tem-se a abertura da tela Histórico da Régua de Cobrança para uma análise do histórico de execução da Régua de Cobrança em questão.

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