A Régua de Cobrança é uma ferramenta de automação que gerencia todos os procedimentos de cobrança de uma empresa. Deste modo, tem-se a garantia de um nível elevado de comodidade e apoio na redução do índice de inadimplência.
Este recurso se resume na definição de diversos eventos de cobrança na "Timeline" (linha do tempo) dos títulos que serão executados de forma automática a medida em que a data de vencimento se aproxima ou se distancia (vence).
Cada evento possui um símbolo especifico que será posicionado sobre a régua conforme sua ordenação dentro do processo de cobrança. Vejamos abaixo os eventos disponíveis:
•Envio de mensagens por SMS ou por E-mail;
•Registro de eventos na agenda da equipe de cobrança (Agenda de recurso ou Gerência de cobrança);
•Bloqueio de novas vendas à prazo;
•Geração de arquivos para transmissão FTP ou disponibilidade em diretório;
•Ações personalizadas.
Importante: A Régua de Cobrança é executada somente uma vez por dia, apenas quando tratar-se da baixa do título é que ocorrerá a sua execução imediata. Além, disso o sistema só considera dias corridos na execução.
Configurações
Inicialmente, são fundamentais algumas configurações no sistema para começar a construção da Régua de Cobrança. Descreveremos abaixo os procedimentos pertinentes a cada uma delas:
Conta SMS
Na tela Conta SMS será definida a plataforma de comunicação que será aplicada no envio de SMS.
Grupo Cobrança
A tela Grupo Cobrança possibilitará a criação de Grupos de Cobrança a fim de realizar a segmentação dos Parceiros de acordo com o seu nível de inadimplência.
Modelo de E-mail
Através da tela Modelo de E-mail, configura-se os modelos de e-mail que serão utilizados.
Observação: Algumas imagens anexadas no Modelo de E-mail poderão não serem exibidas quando abertas após o recebimento do e-mail. Sendo assim, orienta-se que realize-se a conversão das imagens de ".PNG" para ".JPG" ou ainda, inserir a imagem em um FTP (Protocolo de Transferência de Arquivos) ou qualquer outro local que disponibilize o acesso da imagem via internet.
Neste contexto, ao realizar a configuração do Modelo de E-mail, deve-se inserir neste o link da imagem que pretende-se encaminhar como anexo.
Aba Eventos
Esta aba permite a criação/configuração de cada evento de acordo com o processo de cobrança adotado pela empresa. Inicialmente, tem-se o acionamento do botão 
para seleção do evento desejado.
Vejamos as funcionalidades e particularidades de cada um destes eventos:
Ao selecionar este evento, tem-se a exibição de um pop-up de mesma nomenclatura trazendo as configurações necessárias:
O campo "Descrição" será preenchido com o nome do evento. Este nome será apresentado na Régua de Cobrança quando o mouse estiver posicionado em cima do evento.
Através do campo "Acontece", determina-se em qual momento o evento será disparado. Tem-se as seguintes opções:
•Antes do vencimento: Informa-se o número de dias antes do vencimento;
•No vencimento;
•Após o vencimento: Será indicado o número de dias após o vencimento;
•Ao baixar.
Nota: Optando-se pela opção Ao baixar, assim que o título for baixado tem-se a execução do evento configurado. Sendo que, ao baixar um título que possui uma baixa com data futura; o envio do evento será realizado no ato da baixa antecipada.
•Nesta etapa serão configurados os dados pertinentes aos destinatários deste evento:
Esta aba permite indicar se o evento enviará o e-mail para o Parceiro, Contato do parceiro ou para o Vendedor. Além disso, a aba "Outros e-mails" possibilitará a inclusão de outros e-mails para recebimento.
•Na próxima etapa tem-se os dados relacionados ao conteúdo do e-mail:
É necessário apontar qual será o "Modelo do corpo do e-mail", previamente cadastrado na tela Modelo de E-mail.
Preenche-se o campo "Responder para" para realizar o envio do e-mail para uma só pessoa quando o remetente responder ao e-mail enviado.
O campo "Assunto" irá comportar o objetivo do e-mail. Sendo que, é possível utilizar variáveis para construí-lo.
No campo "Conta SMTP" obtém-se a conta que será responsável pelo envio do e-mail, sendo que a mesma deve estar previamente configurada na tela Contas SMTP. Além disso, é possível utilizar a conta SMTP configurada nas Preferências da Empresa.
Nota: Pode-se utilizar os dados Responder para, Assunto e Conta SMTP configurados no Modelo de E-mail.
•Esta etapa auxiliará na utilização/inclusão de anexos no envio do e-mail:
A marcação "Anexar boleto" será acionada quando for necessário que os boletos sejam enviados anexados ao e-mail.
O campo "Anexar notas fiscais relacionadas" permite determinar se será enviado no anexo do e-mail o PDF do DANFE, o XML da NF-e ou Ambos; quando o título for originado de uma nota venda.
Ao efetuar a marcação "Um relatório para todos os títulos" tem-se que o relatório formatado será gerado e enviado apenas uma vez, com todos os anexos em um único arquivo.
Ao indicar um "Relatório formatado", o mesmo será enviado como um anexo do e-mail.
Importante: Atenção Consultores e Implantadores: Tratando-se do Relatório formatado, a régua passa como filtro os campos CODREGUA, CODEVENTO, DIAEXEC e os campos da TGFFIN que estiverem sendo solicitados no relatório.
•Ao final, tem-se a etapa onde é possível simular e verificar quais serão os títulos que se encaixarão neste evento, podendo ainda utilizar filtros específicos nesta pesquisa:
Este evento possibilita o envio de um SMS contendo uma mensagem em relação ao(s) título(s) em aberto ou aqueles que foram baixados. Para a utilização deste evento, as configurações de integração com a plataforma Infobip ou as definições do Modem nativo necessitam ser previamente realizadas.
O campo "Descrição" será preenchido com o nome do evento. Este nome será apresentado na Régua de Cobrança quando o mouse estiver posicionado em cima do evento.
Através do campo "Acontece", determina-se em qual momento o evento será disparado. Tem-se as seguintes opções:
•Antes do vencimento: Informa-se o número de dias antes do vencimento;
•No vencimento;
•Após o vencimento: Será indicado o número de dias após o vencimento;
•Ao baixar.
Nota: Optando-se pela opção Ao baixar, assim que o título for baixado tem-se a execução do evento configurado. Sendo que, ao baixar um título que possui uma baixa com data futura; o envio do evento será realizado no ato da baixa antecipada.
•Através desta etapa, determina-se qual será a plataforma de envio de SMS a ser utilizada. Pode-se optar pela integração com a "Infobip" ou a utilização do "MODEM".
•Nesta etapa serão configurados os dados pertinentes aos destinatários deste evento:
Esta aba permite indicar se o evento enviará o e-mail para o Parceiro, Contato do parceiro ou para o Vendedor. Além disso, a aba "Outros e-mails" possibilitará a inclusão de outros e-mails para recebimento deste e-mail.
•Tem-se nesta etapa as informações a respeito do conteúdo da mensagem:
O campo "Mensagem" contém algumas variáveis que podem ser utilizadas na formatação do texto. Sendo elas:
?Títulos: &{LISTA_TITULOS};
?Email empresa: &{EMAIL_EMPRESA};
?Nome empresa: &{NOME_EMPRESA};
?Razão social empresa: &{RAZAO_SOCIAL_EMPRESA};
?Nome parceiro: &{NOME_PARCEIRO};
?Total de débito: &{TOTAL_DEBITO};
?CNPJ do parceiro: &{CPFCNPJ_PARCEIRO};
?CNPJ da empresa: &{CNPJ_EMPRESA};
?Quantidade de títulos: &{QTD_TITULOS};
?Linha digitável: &{LINHA_DIGITAVEL}.
•Ao final, tem-se a etapa onde será possível simular e verificar quais serão os títulos que se encaixarão neste evento. Podendo também utilizar filtros específicos nesta pesquisa.
Este evento permite efetuar a transferência de arquivos diretamente para um FTP, Diretório ou Envio por e-mail.
O campo "Descrição" será preenchido com o nome do evento. Este nome será apresentado na Régua de Cobrança quando o mouse estiver posicionado em cima do evento.
Através do campo "Acontece", determina-se em qual momento o evento será disparado. Tem-se as seguintes opções:
•Antes do vencimento: Informa-se o número de dias antes do vencimento;
•No vencimento;
•Após o vencimento: Será indicado o número de dias após o vencimento;
•Ao baixar.
Observação: Optando-se pela opção Ao baixar, assim que o título for baixado tem-se a execução do evento configurado. Sendo que, ao baixar um título que possui uma baixa com data futura; o envio do evento será realizado no ato da baixa antecipada.
•Nesta etapa serão apontados os dados relacionados ao layout de transferência dos dados:
No campo "Layout" será informado o layout utilizado para geração do arquivo. Sendo que, o mesmo necessita estar previamente cadastrado na tela Layout de Processamento de Arquivo.
Tem-se no campo "Nome do arquivo" a descrição que identifica o arquivo, sendo possível utilizar variáveis para compor a mesma. Pode-se ainda, utilizar o nome definido no layout do arquivo.
•Esta etapa contém as configurações pertinentes ao destino de geração do arquivo:
Envio por E-mail: Este botão permite o envio do arquivo por e-mail, utilizando as mesmas opções de configuração do evento Envio de E-mail.
Endereço FTP: Utiliza-se este botão para executar a configuração de um FTP, neste caso é necessário informar os dados obrigatórios para conexão com o FTP.
Diretório de destino: O arquivo será gerado no diretório do repositório de arquivos, que pode ser acessado através da tela Repositório de Arquivos.
Editar destino: Este botão permite realizar a edição do destino configurado.
Remover destino: Através deste botão, tem-se a exclusão do destino.
•Ao final, tem-se a etapa onde será possível simular e verificar quais serão os títulos que se encaixarão neste evento. Podendo também utilizar filtros específicos nesta pesquisa.
Registro de Contato p/ cobrança
Este evento tem como característica a inclusão de um registro de contato destinado ao time de cobrança, como por exemplo, um contato via telefone. O registro incluído poderá ser visualizado através da tela Gerência de Cobrança, aba "Histórico cobrança".
O campo "Descrição" será preenchido com o nome do evento. Este nome será apresentado na Régua de Cobrança quando o mouse estiver posicionado em cima do evento.
Através do campo "Acontece", determina-se em qual momento o evento será disparado. Tem-se as seguintes opções:
•Antes do vencimento: Informa-se o número de dias antes do vencimento;
•No vencimento;
•Após o vencimento: Será indicado o número de dias após o vencimento;
•Ao baixar.
Nota: Optando-se pela opção Ao baixar, assim que o título for baixado tem-se a execução do evento configurado. Sendo que, ao baixar um título que possui uma baixa com data futura; o envio do evento será realizado no ato da baixa antecipada.
•Tem-se nesta etapa os dados relacionados ao responsável pelo contato para cobrança:
O campo "Ocorrências" comportará os tipos de ocorrências que podem caracterizar o contato para cobrança.
Define-se no campo "Executante", qual usuário irá receber o registro de contato para que seja realizada a ação necessária.
No campo "Dias para agendamento", determina-se quantos dias após a execução do evento será agendada a cobrança.
•Informa-se nesta etapa o assunto pelo qual está acontecendo o contato de cobrança:
O campo "Observação" contém algumas variáveis que podem ser utilizadas na formatação do texto. São elas:
?Email empresa: &{EMAIL_EMPRESA};
?Nome empresa: &{NOME_EMPRESA};
?Razão social empresa: &{RAZAO_SOCIAL_EMPRESA};
?Nome parceiro: &{NOME_PARCEIRO};
?Total de débito: &{TOTAL_DEBITO};
?CNPJ do parceiro: &{CPFCNPJ_PARCEIRO};
?CNPJ da empresa: &{CNPJ_EMPRESA};
?Quantidade de títulos: &{QTD_TITULOS}.
•Ao final, tem-se a etapa onde é possível simular e verificar quais serão os títulos que se encaixarão neste evento. Podendo também utilizar filtros específicos nesta pesquisa.
Alerta/Bloqueio de venda à prazo
Utiliza-se este evento nas situações em que o cliente já se encontra em um nível elevado de inadimplência necessitando assim de um alerta ou do seu bloqueio para vendas a prazo.
O campo "Descrição" será preenchido com o nome do evento. Este nome será apresentado na Régua de Cobrança quando o mouse estiver posicionado em cima do evento.
Através do campo "Acontece", determina-se em qual momento o evento será disparado. Tem-se as seguintes opções:
•Antes do vencimento: Informa-se o número de dias antes do vencimento;
•No vencimento;
•Após o vencimento: Será indicado o número de dias após o vencimento;
•Ao baixar.
Observação: Optando-se pela opção Ao baixar, assim que o título for baixado tem-se a execução do evento configurado. Sendo que, ao baixar um título que possui uma baixa com data futura; o envio do evento será realizado no ato da baixa antecipada.
A marcação "Bloquear venda a prazo" quando acionada, tem-se o bloqueio do parceiro tratando-se de vendas a prazo. A mensagem informada será registrada no Cadastro do Parceiro.
Tanto a mensagem quanto a marcação são opcionais, ou seja, pode-se registrar apenas um deles ou ambos.
Quando a marcação "Adicionar mensagem ao conteúdo do campo motivo de bloqueio" estiver habilitada, se ao rodar a régua o campo "Motivo de Bloqueio" (Cadastro de Parceiros, aba Crédito) estiver preenchido, o sistema irá adicionar o seu conteúdo junto à mensagem do evento.
•Ao final, tem-se a etapa onde é possível simular e verificar quais serão os títulos que se encaixarão neste evento. Podendo também utilizar filtros específicos nesta pesquisa.
Este evento dispõe de um recurso que permite inserir na agenda diária dos usuários os momentos em que os mesmos deverão realizar o contato de cobrança.
O campo "Descrição" será preenchido com o nome do evento. Este nome será apresentado na Régua de Cobrança quando o mouse estiver posicionado em cima do evento.
Através do campo "Acontece", determina-se em qual momento o evento será disparado. Tem-se as seguintes opções:
•Antes do vencimento: Informa-se o número de dias antes do vencimento;
•No vencimento;
•Após o vencimento: Será indicado o número de dias após o vencimento;
•Ao baixar.
Nota: Optando-se pela opção Ao baixar, assim que o título for baixado tem-se a execução do evento configurado. Sendo que, ao baixar um título que possui uma baixa com data futura; o envio do evento será realizado no ato da baixa antecipada.
Através do campo "Executante", determina-se qual é o funcionário que irá efetuar o contato com o cliente.
Os campos "Início" e "Intervalo" serão preenchidos com a hora em que se iniciará o contato e o intervalo entre um contato e outro.
A marcação "Dia todo?" quando acionada, indicará que o contato será efetuado durante todo o dia.
Tem-se no campo "Título" uma qualificação para o contato que será realizado.
•Na próxima etapa tem-se os dados relacionados ao conteúdo do e-mail:
O campo "O quê" contém algumas variáveis que podem ser utilizadas na formatação da mensagem. Sendo elas:
?Títulos: &{LISTA_TITULOS};
?Email empresa: &{EMAIL_EMPRESA};
?Nome empresa: &{NOME_EMPRESA};
?Razão social empresa: &{RAZAO_SOCIAL_EMPRESA};
?Nome parceiro: &{NOME_PARCEIRO};
?Total de débito: &{TOTAL_DEBITO};
?CNPJ do parceiro: &{CPFCNPJ_PARCEIRO};
?CNPJ da empresa: &{CNPJ_EMPRESA};
?Quantidade de títulos: &{QTD_TITULOS}.
•Ao final, tem-se a etapa onde é possível simular e verificar quais serão os títulos que se encaixarão neste evento. Podendo também utilizar filtros específicos nesta pesquisa.
Este evento permite que usuários avançados utilizem ações personalizadas através de rotinas de Banco de Dados ou de Java. As informações mais aprofundadas a respeito destas ações podem ser visualizadas no tópico Configurando Ações Personalizadas.
O campo "Descrição" será preenchido com o nome do evento. Este nome será apresentado na Régua de Cobrança quando o mouse estiver posicionado em cima do evento.
Através do campo "Acontece", determina-se em qual momento o evento será disparado. Tem-se as seguintes opções:
•Antes do vencimento: Informa-se o número de dias antes do vencimento;
•No vencimento;
•Após o vencimento: Será indicado o número de dias após o vencimento;
•Ao baixar.
Observação: Optando-se pela opção Ao baixar, assim que o título for baixado tem-se a execução do evento configurado. Sendo que, ao baixar um título que possui uma baixa com data futura; o envio do evento será realizado no ato da baixa antecipada.
•Nesta etapa pode-se configurar os recursos de personalização:
No campo "Tipo de Rotina" tem-se a escolha de qual rotina será utilizada na criação das ações personalizadas.
Tratando-se do tipo de rotina Java, é necessário determinar se a mesma irá "Usar transação manual" e qual módulo será empregado (previamente criado na tela Módulo Java). Além disso, aponta-se a classe da rotina e caso seja necessário pode-se baixar a biblioteca de extensões.
Para a rotina de Banco de Dados, define-se se a rotina irá Usar transação manual e a descrição que irá identificar a mesma. Posteriormente, clica-se no botão 
"Criar template da rotina".
•Ao final, tem-se a etapa onde é possível simular e verificar quais serão os títulos que se encaixarão neste evento. Podendo também utilizar filtros específicos nesta pesquisa.
Aba Seleção de títulos
Esta aba através de seus filtros, possibilita a visualização dos títulos que irão se encaixar na Régua de Cobrança. Pode-se utilizar os filtros rápidos Empresa, Parceiro, Grupo de Cobrança, Centro de Resultado, Natureza, Tipos de Título e Projeto, como também criar filtros personalizados.
Após configurar os filtros necessários, aciona-se o botão 
para verificar quais títulos serão contemplados pela régua de acordo com a data de execução informada:
Clicando-se no botão 
, tem-se a exibição dos títulos:
Botão Outras Opções...
O botão "Outras Opções..." é representado pelo ícone 
e está localizado na parte superior direita da tela, quando acionado apresenta a seguinte opção:
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Através desta opção, tem-se a abertura da tela Histórico da Régua de Cobrança para uma análise do histórico de execução da Régua de Cobrança em questão. |
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