Módulo: Comercial > RotinasO botão "Outras Opções..." na Central de Compras, é representado pelo ícone você pode encontrá-lo na parte superior direita da tela; de acordo com o tipo de movimento que está sendo analisado, temos diferentes opções disponibilizadas para uso, ou seja, para um Pedido de Compra são apresentadas funcionalidades diferentes de para uma Nota de Devolução de Compra por exemplo, e assim sucessivamente. Porém, algumas opções são comuns para dois ou mais tipos de movimento. Aqui, iremos expor cada uma delas:
Anexar Documentos
Poderá ocorrer situações em que determinados documentos (Pedidos, Notas, Devoluções) tenham alguma particularidade diferenciando-a das demais; informações sobre o Parceiro lançado neste documento, algum detalhe sobre como se deu a negociação junto a ele, são exemplos de conteúdos que podem alimentar arquivos "além sistema".
A opção Anexar Documentos permitirá que estes arquivos sejam anexados ao documento em questão. Para isso, uma vez estando o documento aberto na tela, acione a referida opção (pode-se selecionar um documento por vez); ao fazê-lo será aberto o pop-up "Anexos" para inserção do arquivo desejado.
Ao clicar no botão "Cadastrar", será aberto um novo pop-up para que seja informada a descrição do documento e seja feita a sua seleção para que o sistema proceda com seu upload.
Parâmetro que influencia este recurso:
O parâmetro "Guardar os anexos no banco de dados - GUARDAANEXOBD" flexibiliza o tipo de armazenamento dos arquivos anexados a partir deste recurso, com as seguintes opções:
- Banco de Dados: o sistema armazena os arquivos no banco de dados (coluna "Conteúdo" da tabela TSIATA);
- Diretório: o sistema armazena os arquivos no diretório "<pasta do usuário>/SankhyaW/Anexos". Se este diretório não existir, ele será criado automaticamente pelo sistema, e subpastas serão geradas para organizar os arquivos por ano, mês e dia. Não é possível alterar o local lógico de salvamento dos arquivos ao utilizar esta opção.
Calcular Frete/Valor Manual
Ao utilizar esta opção, o sistema preenche o campo "Valor do frete" presente no cabeçalho da nota, com a mesma informação existente no Valor do Frete determinado na tela Ordens de carga, aba Frete.
Para utilizar essa opção, ainda na tela Ordens de Carga, o campo "Tipo de Cálculo de Frete" também presente na aba Frete, deve ser definido com a opção "6 - Valor Manual/Rateio por Peso".
Calcular Frete/Valor por Fórmula
Através da opção Calcular Frete / Valor por Fórmula, o sistema realiza o cálculo de frete com base na fórmula previamente cadastrada na tela Fórmulas para cálculo de frete.
Ao acionar a referida opção, o sistema procede com o cálculo e exibe na Grade Rodapé mais precisamente na aba Transporte do documento o valor do frete obtido.
Com a opção habilitada e o parâmetro "Permite recalcular frete incluso na nota? - RECFREINCNOTA" ativado, o sistema recalcula o frete que já foi previamente calculado e o inclui na nota, seguindo a opção definida no campo "Tipo do frete" (Grade Rodapé, aba Transporte, da Central de Compras).
Caso o parâmetro esteja desativado, o sistema ainda recalcula o frete, mas definirá automaticamente o valor como "Extra Nota" no campo Tipo do frete.
Compensar devolução
Compensar uma devolução é um aproveitamento do valor da Devolução feita pelo Parceiro, de modo que este valor será debitado das compras anteriormente efetuadas por ele. Vejamos um exemplo:'
O Parceiro efetuou três compras parceladas em datas distintas por meio das notas 10, 22 e 35; posteriormente, ele decide realizar uma devolução, porém a Empresa não realiza a devolução monetária ao cliente (não devolve o dinheiro); neste caso, é indicada a compensação da devolução, pois é pego o valor da devolução da venda, e efetua-se o abatimento deste valor nas parcelas que o Parceiro possui ainda em aberto junto a Empresa (notas 10, 22 e 35).
Para realização da Compensação, é necessário que se tenha o lançamento da nota de Devolução já confirmada no sistema. Este é um procedimento realizado na Central de Compras, onde deve-se localizar a nota de devolução desejada, acessar o botão "Outras Opções...", opção "Compensar devolução", onde será aberto o pop-up "Compensação de Devolução".
A partir disso, tem-se três etapas:
1) Primeiramente, serão apresentados os títulos referentes às notas de devolução que poderão ser utilizados para compensação. O sistema permitirá a seleção de um único título a ser compensado. Para prosseguir, pode-se selecionar o título e clicar no botão "Próximo", ou ainda, dar um duplo-clique na linha selecionada;
2) Em seguida, deve-se selecionar as pendências que serão compensadas pelo título de devolução inicialmente definido;
Ainda nesta etapa, pode-se fazer o uso de filtros personalizados para localização dos títulos que irão compor a compensação. Pode-se também selecionar quais notas pendentes serão apresentadas para escolha; pode-se fazê-lo dentre as seguintes opções:
- Notas de Origem: Caso a nota de devolução seja uma nota renegociada, serão exibidos os títulos correspondentes às suas notas de origem;
- Todas as Notas: Serão exibidos todos os títulos que o Parceiro possui em aberto junto à Empresa;
- Matriz e Filial: Aqui, serão apresentados os títulos do Parceiro lançados junto à Empresa e sua correspondente Matriz.
Além disso, é necessário definir como será realizado o cálculo de compensação, ou seja, "Proporcional" ou "Manual". Sendo de maneira "Proporcional", o título da devolução será compensado proporcionalmente entre as pendências selecionadas. Já de forma "Manual", cada título pendente é compensado pelo seu valor total, até que todo o valor da devolução seja compensado. Os títulos são compensados na ordem definida por você.
Nota: caso haja títulos já compensados, estes poderão ser estornados, caso assim queira. Para essa ação, basta clicar no botão "Estornar" na grade que esses títulos serão exibidos.
3) A etapa final consiste em acionar o botão "Compensar"; com isso, a compensação será processada e serão exibidas outras três opções:
- Compensar próximo título: Esta opção será apresentada, caso existam outros títulos a serem compensados; por esta opção, o sistema retorna o foco na primeira etapa citada;
- Ver títulos baixados: Através desta opção serão apresentados os "Títulos baixados" e os "Títulos em aberto";
- Encerrar a compensação: Esta opção irá finalizar a "Compensação da Devolução".
Ao efetuar a compensação, alguns títulos poderão ser baixados parcialmente. Neste caso, o título original será baixado e a pendência será lançada em um novo título, que será a cópia do título original.
Importante: As notas de devolução ligadas às suas respectivas notas de origem, que por sua vez fizeram parte do processo de compensação de devolução, tem seu valor abatido do valor desta nota de origem ao final do processo, ou seja, o documento de origem é modificado, o que nos remete aos boletos correspondentes à estes títulos que também sofrem modificação. Diante deste cenário, depois da compensação realizada, teremos a necessidade de efetuar a reimpressão do boleto e/ou seu envio por e-mail ao cliente, para que o mesmo efetue seu pagamento.
Caso os títulos envolvidos na compensação tenham gerado boletos, ao final do procedimento de compensação, os boletos modificados serão exibidos na grade com esta mesma nomenclatura.
A partir disso, pode-se realizar com a "Reimpressão" ou
"Reenvio" dos documentos em questão. Ao clicar em "Reimprimir boletos", será aberto um questionamento a respeito da reimpressão a ser executada. Tem-se as seguintes possibilidades:
- Se você clicar no botão "Todos", serão impressos os boletos referentes aos títulos da grade;
- Optando-se por "Selecionados" será impresso o boleto correspondente ao título selecionado na grade;
- Ao clicar em "Cancelar" não será impresso nenhum boleto e o pop-up será fechado.
Definindo-se por Reenviar boletos será aberto o pop-up "Destinatários (opcional)" para que seja especificada a lista de e-mail's destinatários. O reenvio de boletos segue as seguintes regras:
- Ao ser informado endereço de e-mail, será utilizado o primeiro endereço como destinatário da mensagem enviada e os demais endereços como cópia; deste modo, é possível especificar dois ou mais endereços de e-mail separados por ponto e vírgula (;);
- Se nenhum endereço de e-mail for inserido, será utilizado como destinatário da mensagem enviada o e-mail do parceiro da nota a qual o boleto pertence; os endereços de e-mail dos contatos do parceiro da nota a qual o boleto pertence, receberão a mensagem como cópia;
- Quando não informado nenhum endereço de e-mail e o parceiro da nota a qual o boleto pertence não possuir e-mail especificado, a mensagem será enviada para o e-mail de todos os contatos que possuírem e-mail definido utilizando o primeiro deles como destinatário e os demais como cópia;
- Não sendo informado nenhum endereço de e-mail, e o parceiro e seus contatos não possuírem endereço de e-mail especificado, nenhuma mensagem de e-mail será gerada.
Observação: Nos parâmetros "TOP baixa da despesa na compensação de devolução - TOPBAIDESPDEV" e "TOP baixa da receita na compensação de devolução - TOPBAIRECDEV" deverão ser inseridos o código dos "Tipo de Operação - TOP" utilizados nas baixas da compensação, quando se tratar de um título de receita e quando este for de despesa, respectivamente.
Distribuir Juro/Desconto entre Produtos
Esta opção será exibida ao ativar o parâmetro "Distribuir desc. na confirmação da nota? - DISTJDCONF".
Através desta opção será feita a distribuição do desconto no preço do produto. Quando essa opção for utilizada e logo após realizada a confirmação do pedido, será acionado o evento 25 - Desconto por item da nota. Contudo, caso essa opção não seja utilizada e apenas feita a confirmação da nota, será acionado o evento 2 - Desconto Produto em casos onde os produtos da nota tenha % Desconto Máximo.
Essa opção inclui nas parcelas da nota os respectivos descontos. Vejamos um exemplo, caso seja efetuada uma venda no valor de R$ 300,00 em duas parcelas, cada parcela deveria ter o valor de R$ 150,00. No entanto há um desconto de R$ 20,00 para o pedido. Ao selecionar a opção de distribuir desconto, o sistema dividirá o valor do desconto pelo número de parcelas e somará a cada uma delas o resultado encontrado, ficando nesse caso cada parcela com R$ 140,00.
Informações adicionais sobre a proporcionalização do desconto:
O cálculo da proporcionalização do desconto é realizado distribuindo o desconto no total da nota entre os itens. Assim, durante o cálculo é criado um coeficiente de distribuição do desconto com a fórmula abaixo:
Coeficiente: Desconto no total / (Soma total dos itens + Soma total da ST dos itens +
Soma total IPI do Itens)
E para cada item em que o valor de desconto é calculado, utiliza-se a fórmula:
Desse modo, do cálculo acima é subtraído os descontos do "Valor da ST" (VLRSUBST) e "Valor do IPI" (VLRIPI) conforme as fórmulas abaixo:
Ao somar os descontos, é verificado se ainda há algum valor a ser distribuído e o mesmo é racionado para os primeiros itens conforme o campo "% Desconto Máximo" do produto (tela Cadastro de Produtos, aba Venda). Por fim, é calculada a porcentagem do desconto por Valor Total Item/Valor Desconto. Tem-se abaixo, os cálculos realizados na nota:
Itens + Soma total IPI dos Itens)
Assim, considere o exemplo:
67.22/672.21+6.90+0) = 9.8982491...%
Para cada item:
Se o item possuir Valor de Custo, então:
Se não, o Valor Total Item é multiplicado pelo % Desconto Máximo do produto multiplicado pelo coeficiente.
Serão substituídos os descontos do VLRSUBST e VLRIPI nas fórmulas:
Então, o desconto será somado aquele já existente no item. Por exemplo:
Produto 1
Valor do Produto na Nota: 17.88
Desconto aplicado: 1.77
Produto 2
Valor do Produto na Nota: 78.6
Desconto aplicado: 7.78
Produto 3
Valor do Produto na Nota: 49.5
Desconto aplicado: 4.90
Produto 4
Valor do Produto na Nota: 37.32
Desconto aplicado: 3.69
Produto 5
Valor do Produto na Nota: 197.15
Desconto aplicado: 19.51
Produto 6
Valor do Produto na Nota: 70.12
Desconto aplicado: 6.94
Produto 7
Valor do Produto na Nota: 151.95
Desconto aplicado: 15.04
Produto 8
Valor do Produto na Nota: 35.85
Desconto aplicado: 3.55
Desconto do ST do item: 0.35
Resultado: 3.2
Produto 9
Valor do Produto na Nota: 33.84
Desconto aplicado: 3.35
Desconto do ST do item: 0.33
Resultado: 3.02
Portanto, restou 1.37 para a distribuição. Na ocorrência de sobra, o valor restante é atribuído ao primeiro item, respeitando assim, o limite máximo de desconto do produto, sendo assim:
Produto 1
Valor do Produto na Nota: 17.88
Desconto aplicado: 3.14
A opção de distribuição de desconto é habilitada automaticamente, mas a distribuição de juros depende do parâmetro "Opção para distribuir Juros entre os Produtos? - DISTJURO". Caso este parâmetro esteja ativado, o nome da opção será "Distribuir Juro/Desconto entre os Produtos" e o comportamento descrito neste tópico válido para os descontos, também ocorre em relação aos Juros. Se desligado, a opção será "Distribuir Desconto entre os Produtos".
O parâmetro "Manter juros integralmente na nota? - MANTERJRNOTA" quando ligado, na ausência de parametrização para distribuir o juros o sistema manterá o valor de juros aplicado no cabeçalho da nota. Havendo a parametrização, tem-se somente a distribuição do desconto no total da nota.
Quando o referido parâmetro estiver habilitado juntamente com o parâmetro "Opção para distribuir Juros entre os Produtos? - DISTJURO", não se tem o destaque no valor do desconto, ocorre apenas a soma ou subtração no valor unitário do item.
Distribuir Perc. Desc. até Desc. Máximo
Para que a opção Distribuir Perc. Desc. até Desc. Máximo seja apresentada, é necessário que os parâmetros "Aceita desconto por Produto/Serviço? - DESCPRO" e "Acessar "Distribuir Perc.Desc.até Desc.Máximo"? - DISTATEMAX" estejam ativados.
Esta opção distribuirá o desconto informado no rodapé da nota, até o percentual máximo registrado no Cadastro de Produtos (aba Venda), desde que estes não estejam em promoção. Portanto, temos o exemplo:
Tendo-se dois produtos A e B, que não estão em promoção, onde no seu cadastro eles podem ter um desconto máximo de até 30%. O preço de cada um deles é respectivamente R$18,00 e R$8,00 reais. Se no rodapé da nota, deu-se um desconto de 40% e não foi utilizada a opção Distribuir Perc.Desc.até Desc.Máximo, o desconto que será calculado será de R$7,20 e R$3,20 respectivamente.
Por outro lado, ao clicar nesta opção, o desconto será R$5,40 e R$2,40, pois o sistema irá distribuir o desconto levando em conta o percentual máximo informado no Cadastro de Produtos.
Enviar / Reenviar e-mail
A opção Enviar / Reenviar e-mail, como sua descrição menciona, realiza o envio ou reenvio do documento que se encontra selecionado na grade, ou seja, um Pedido de Compra, Nota Fiscal de Compra ou uma Devolução de Compra.
Os destinatários que irão receber o e-mail enviado por esta opção (parceiro, usuário por exemplo), devem ser cadastrados previamente na tela Tipo de Operação - TOP, aba E-mails da TOP.
Além disso, para envio do e-mail, no Cadastro de Empresas, aba Endereço e no Cadastro de Usuários, aba Identificação, temos o campo "Email" que em ambos os locais, deve estar devidamente preenchido.
Depois de consultar os e-mails enviados, pode ser necessário reenviar algum e-mail; este procedimento também é realizado por esta opção.
O Sankhya-Om utiliza a configuração de SMTP para enviar e-mail; tal configuração é feita pela tela Servidor SMTP. Nesta tela tem-se também uma opção de "Teste" para envio de e-mail. Se o e-mail de teste chegar ao destino desejado, todo o resto funcionará.
Sobre o envio de e-mail's, o Sankhya-Om possui algumas particularidades:
- O remetente do e-mail será sempre o que estiver configurado na tela Servidor SMTP;
- Quando o tipo do e-mail for Parceiro ou qualquer outro "Parceiro da Nota" (Parceiro Matriz, Parceiro Consignado etc), o sistema enviará o e-mail para todos os contatos ativos do Parceiro que em seu cadastro, na aba "Contatos", estiverem com a marcação "Receber Nota por e-mail" realizada e que possuírem e-mail válido informado. Se nenhum dos contatos atenderem a esta condição, o e-mail será enviado para o e-mail do parceiro.
Limitação de envio de e-mails: Com relação à fila de envio de e-mails cada provedor limita uma quantidade específica por dia para envio de e-mails, por isso, o sistema poderá encaminhar o e-mail e uma Cópia (cc), para os outros endereços.
Dois parâmetros influenciam na rotina de envio de e-mail's. São eles:
- Usar descrição da TOP p/assunto de Ped/Nota? - EMAILASSUNTTOP: Este parâmetro quando habilitado, indica o uso da descrição da TOP para envio de e-mail pelos Portais, levando como Assunto do E-mail a "Descrição da TOP".
- Utilizar o tipo de movimento no assunto do e-mail e no anexo - USATIPMOVEMAIL: Na ativação deste parâmetro, ao realizar o envio de documentos relacionados à todos os Tipos de Movimento disponíveis no sistema (Pedido de Venda, Pagamento, Compra etc) por e-mail, na descrição do assunto do e-mail e do anexo, serão apresentados acrescidos dos termos correspondentes ao que está sendo enviado, ou seja, se está sendo enviado um "Pedido de Requisição" ou uma nota de "Devolução de Compra", estes dizeres serão apresentados na descrição do assunto do e-mail e de seu anexo.
Caso o parâmetro acima mencionado esteja desabilitado, tem-se a possibilidade de na configuração do Tipo de Operação - TOP, aba "Geral", determinar no campo "Descrição do e-mail" os dizeres do assunto/anexo que deseja-se que vá no e-mail.
Considerando os parâmetros de chave EMAILASSUNTTOP e USATIPMOVEMAIL e o campo Descrição do e-mail, tem-se as seguintes possibilidade de comportamento:
- Com o parâmetro EMAILASSUNTTOP ligado o assunto do e-mail será a descrição da TOP, o que faz com que o parâmetro USATIPMOVEMAIL e o campo Descrição do e-mail não sejam considerados;
- Com o parâmetro EMAILASSUNTTOP desligado e o parâmetro USATIPMOVEMAIL ligado, o assunto do e-mail e a descrição do anexo serão a descrição de um dos tipos de movimentos acima mencionados;
- Com o parâmetro EMAILASSUNTTOP desligado e o parâmetro USATIPMOVEMAIL desligado, o assunto do e-mail e a descrição do anexo serão a descrição cadastrada no campo Descrição do e-mail. Se o campo não possuir valor a descrição do email/anexo será a descrição padrão "nota".
Observação: O parâmetro EMAILASSUNTTOP é soberano sobre o parâmetro USATIPMOVEMAIL e sobre o campo Descrição do e-mail.
Enviar e-mail com seleção de destinatários
Esta opção, de maneira semelhante à funcionalidade anterior, realiza o envio e/ou reenvio dos e-mail's contendo o documento que se encontra selecionado na grade. A particularidade desta opção, está na possibilidade de escolha dos destinatários no momento do envio do e-mail.
Ao acioná-la, será aberto um pop-up para inserção dos e-mail's dos destinatários desejados. Através do botão "Incluir" , realiza-se a inclusão dos e-mail's na grade. Este procedimento caracteriza o e-mail como um destinatário a receber o documento que será encaminhado.
Assim como na opção "Enviar / Reenviar e-mail", para que este recurso funcione, é necessário que no cadastro do Tipo de Operação - TOP utilizado no lançamento do documento, a aba Emails da TOP esteja devidamente configurada.
Financeiro de Fretes
Por meio desta opção, pode-se lançar uma despesa no financeiro correspondente ao frete. Será possível utilizá-la, se o "Tipo do Frete" lançado na nota for "Extra nota" e os campos "Transportadora" e "Valor frete" estiverem preenchidos (todos presentes na Grade "Rodapé", aba "Transporte").
Além disso, esta opção estará acessível para os seguintes tipos de movimento:
- Nota de Compra;
- Nota de Venda;
- Devolução de Venda;
- Transferência.
Ao confirmar a nota, será aberto o pop-up "Movimentação Financeira - Frete" para o lançamento da despesa. É necessário que o "Vencimento do frete" extra-nota seja informado; caso não seja, o sistema não abrirá o pop-up Movimentação Financeira - Frete e exibirá uma mensagem informando tal ocorrência.
Nota: para que o pop-up Movimentação Financeira - Frete seja apresentado, o parâmetro "Substituio Tributria embutida no preo - STEMBUT" deve estar desligado.
Dentre os campos contidos no referido pop-up, alguns já serão apresentados com seu conteúdo preenchido de forma automática. Este conteúdo será alimentado de acordo com os dados do financeiro da nota. Vejamos abaixo a listagem destes campos:
- Dt. Neg.;
- Nro. Único;
- Empresa;
- Parceiro;
- Nro Duplicata;
- Vlr do Desdobramento;
- Dt. Vencimento;
- Dt. Entrada/Saída;
- Receita/Despesa;
- Provisão;
- Desdob. Duplicata;
- Origem;
- IRRF Retido.
Observação: após a baixa do financeiro de frete, é criado um vínculo na tabela "Frete para Nota Financeiro". Sempre que essa ligação for estabelecida, não será possível abrir o pop-up Movimentação Financeira - Frete.
Nota: caso o Financeiro de Frete Extra-Nota já esteja lançado e surja a necessidade de realizar sua exclusão, você deverá fazê-lo pela tela de Movimentação Financeira, assim como demonstramos abaixo:
Importar Xml de nota fiscal eletrônica
Nesse tópico, iremos acordar sobre os procedimentos de Importação de XML. Esse procedimento consiste na inclusão automática dos itens de uma "Nota Fiscal de compra" através da Importação da NF-e do fornecedor. De posse do arquivo XML da Nota de Compra, é feita a importação dos dados, e estes são inseridos na Nota de Compra. São eles:
Importar Xml de nota fiscal eletrônica (Substituindo itens)
Importar Xml de nota fiscal eletrônica (Vinculando pedido)
Importante: Para efetuar a importação do arquivo XML o cabeçalho da nota deve ser preenchido, podendo ou não, a nota conter itens.
Veremos nesse tópico sobre a Importação de XML de nota fiscal eletrônica:
Empresa
No XML a empresa é representada pela tag 'dest'. O sistema busca a empresa que possui o CPF/CNPJ do XML de acordo com as seguintes condições:
- Quando a empresa do cabeçalho da nota possuir o mesmo CNPJ do XML ela será mantida;
- Se o CNPJ da empresa do cabeçalho for diferente do CNPJ do XML, o sistema irá buscar empresas com aquele CNPJ:
Se não existir, o cabeçalho da nota permanece sem alterações;
Se existir apenas uma, ela será utilizada;
Se existir mais de uma, a que possuir o menor código de identificação será utilizada.
Parceiro
No XML o fornecedor é representado pela tag 'emit'. O sistema busca o fornecedor pelo CPF/CNPJ. Caso exista apenas um, o sistema irá considerá-lo; caso exista mais de um, o sistema irá considerar aquele que possui a mesma razão social, o mesmo nome, cidade e estado do XML.
Transportadora
No XML a transportadora é representada pela tag 'transp'. O sistema busca a transportadora que possui o CPF/CNPJ do XML; caso exista, a transportadora do cabeçalho da nota é modificada.
Tipos de Operação - TOP
Para efetuar a importação do arquivo XML, é analisada a configuração do campo "Cálculo de ICMS, IPI e ISS", localizado na aba Impostos do Cadastro de Tipos de Operação - TOP.
Para Tipos de Operação - TOP cujo o campo Cálculo de ICMS, IPI e ISS esteja definido como "Calcula na confirmação" ou "Calcula e não digita", não será efetuada a importação do arquivo XML.
Quando marcado "Calcula e digita" e o XML da Nota de Compra possuir impostos zerados, será feita a importação dos produtos calculando os valores e mantendo na "Nota" o que foi calculado pelo sistema. Caso os impostos do XML da nota não estejam zerados, mesmo com a marcação Calcula e digita, o sistema irá gravar os valores dos impostos do XML.
Marcando-se como "Não calcula e digita", se a Nota já possuir itens o sistema fará a validação para mostrar as eventuais divergências e gravará na Nota o que importar do XML. Não possuindo itens na Nota, apenas gravará o que importar do XML.
Ainda sobre a opção Não calcula e digita, caso existam valores que componham o total da nota e os mesmos forem proporcionalizados nos impostos dos itens, deve-se efetuar a configuração da TOP utilizada no lançamento da nota com a referida opção, além disso, na aba Despesas Acessórias todas as opções devem estar desmarcadas.
Observação: O sistema irá alertá-lo caso um dos produtos da nota de compra não se encontre cadastrado no campo "Grupo prod." da opção "Restrições/Exceções" localizado no botão Outras Opções... do cadastro de Tipos de Operações - TOP, para que dessa forma, você possa realizar as devidas tratativas.
Produtos
O sistema utiliza o seguinte critério para buscar o produto correspondente ao item informado no XML:
- Primeiramente, é feita a busca na Aba Produtos Equivalentes do Cadastro de Parceiros;
- Se o código do produto do arquivo XML for igual ao código do produto informado no cadastro do Parceiro (aba Produtos Equivalentes), será utilizado este na nota.
Caso não seja encontrado no cadastro do Parceiro um código equivalente, tem-se o seguinte critério de busca:
- Referência do Fornecedor;
- Referência do Cadastro do Produto;
- Descrição do Produto.
Se em todas as situações citadas acima, não tiverem sido encontrados produtos equivalentes aos produtos do arquivo XML ou vários produtos foram encontrados, ou ainda o produto foi encontrado, mas a Unidade informada não condiz com o arquivo XML, o sistema abrirá um pop-up denominado "Cadastre os produtos equivalentes" para que sejam informados o produto e unidade, correspondentes aos dados do arquivo.
Importante: Na grade, somente são informados os produtos do arquivo XML que estão com incompatibilidade, portanto, na importação dos itens da nota podem ser apresentados produtos além dos que foram visualizados neste.
Deve-se informar o "Produto" que será utilizado como equivalente ao item do arquivo XML, você efetuará essa escolha.
Informe a "Unidade" que será utilizada como equivalente a unidade do produto do arquivo XML. Na tela de pesquisa são apresentadas as unidades que o produto escolhido possui, você que irá escolher as unidades a serem apresentadas.
Para habilitar os campos "Produto" e "Unidade", é necessário selecionar o item na grade:
Cód. Prod.: Este campo exibe o código do produto equivalente ao produto do arquivo XML, ou seja, trará o código do produto encontrado no cadastro do Parceiro, na Aba Produtos Equivalentes ou o produto do "Cadastro de Produtos" que condiz com a: referência do fornecedor, a referência ou descrição do produto do arquivo XML.
Caso o código do produto venha zero na grade, significa que o sistema não encontrou nenhum produto que possua equivalências na Aba Produtos Equivalentes do Cadastro do Parceiro e não encontrou, ou encontrou vários produtos com equivalência do cadastro de produtos ao produto do XML.
Se o código do produto vier diferente de zero, tem-se que o sistema encontrou um produto equivalente na Aba Produtos Equivalentes do Cadastro do Parceiro ou encontrou somente um produto equivalente no Cadastro do Produtos, mas a unidade do produto não foi localizada.
São exibidas também a "Descrição do Produto", a "Quantidade Negociada", o "Código" e a "Descrição da Unidade" presentes no arquivo XML.
Ao informar o Produto e a Unidade que será equivalente, clicando-se no botão "Registrar Cód. Prod. do Fornec." o sistema irá gravar na Aba Produtos Equivalentes do Cadastro de Parceiros os dados do Produto.
Observação: Ao realizar a importação de um arquivo XML, onde nele existam itens com a CST 060, os dados contidos nas tag's <vBCSTRet> e <vICMSSTRet> irão alimentar os campos "Base de Cálc. da ST de oper. ant." e "Vlr. ICMS da ST de oper. ant.", respectivamente, pois estas tag's se referem à ST retida anteriormente.
Importante: Existe a possibilidade do produto que é equivalente ao produto do arquivo XML ter controle adicional de estoque, exigindo ao inseri-lo na nota a informação do controle. Para que seja possível inseri-lo na nota de compra no arquivo XML, é necessário que a tag <nlote> esteja preenchida; caso não esteja, será apresentada uma mensagem informando tal ocorrência.
Observação: No processo de Importação de XML, realizado através do Portal de importação de XML ou por meio da Central de Compras, caso a empresa trabalhe com Regras de Negócio, estas poderão ser aplicadas durante a inclusão/alteração do cabeçalho ou de itens da nota de compra.
As regras de negócio cadastradas e vinculadas ao Tipo de Operação - TOP utilizado na nota em questão, serão acionadas. Caso seja determinado um Usuário Liberador para algum evento oriundo de uma regra de negócio, a solicitação de liberação será realizada normalmente, tanto na importação do arquivo XML da NF-e pela Central de Compras, como pelo Portal de importação de XML.
No Portal de Compras:
Para efetuar a importação da NF-e é necessário acessar a opção Importar Xml de nota fiscal eletrônica e possuir o arquivo XML disponível em algum diretório na máquina.
Ao acionar a referida opção, será aberta a tela para seleção (busca do arquivo XML a ser importado) e posterior envio do arquivo (o sistema irá efetuar as verificações de Empresa, Parceiro, TOP, Produto e realizar a inserção dos dados na nota).
Se a nota de compra possuir vínculo com vários pedidos de compra, o sistema não permitirá a importação do arquivo XML.
O parâmetro "Usa o número da nota na duplicata? - IMPUSANNFEFIN" interfere nesta rotina da seguinte forma: Quando habilitado, na importação do XML, o sistema usará o valor da tag <nNF> para preencher o campo "Nro Nota" do Financeiro (isto é usado quando o número da tag <nDup> possui mais de 10 dígitos, para evitar erros de largura acima do limite), quando desabilitado o sistema usará o valor da tag <nDup>, conforme é originalmente.
Nota: O arquivo eletrônico (XML) possui um layout previamente definido pela Receita, contendo as informações necessárias para que esta possa avaliar e fiscalizar as emissões de notas. Para manutenção deste controle pela Receita, são definidas versões do arquivo eletrônico e cada uma destas versões, pode conter alterações em seu layout; atualmente a Receita está acatando emissões de NF-e's e a geração de XML's das versões 2.00 e 3.10, sendo que nesta última, também é validada a assinatura digital do arquivo importado. O Sankhya-Om está preparado para trabalhar nas duas versões de layout.
Durante a importação do XML, os produtos do XML poderão possuir a informação de origem e NCM diferente da informação de origem configurada no Cadastro do Produto, para tal verificação primeiramente será analisada a configuração executada no campo "Empresa" e no campo "Origem do Produto" aba "Impostos / Informações por Empresa", caso não seja encontrada nenhuma informação para a empresa da nota, será verificada a configuração do campo "Origem do Produto" aba "Geral". Após está análise caso hajam divergências, será exibido o pop-up "Ocorrências na importação do XML da nota" informando os dados da nota e as divergências ocorridas no processo.
Executando um duplo clique sobre a linha da ocorrência será exibido um resumo das divergências.
Importar Xml de nota fiscal eletrônica (Substituindo itens)
A opção Importar Xml de nota fiscal eletrônica (Substituindo itens), é apresentada somente para notas de compra, e pode ser utilizada somente se a nota ainda não estiver confirmada. Ao utilizar esta opção, caso a nota possua itens que não estão presentes no XML, ou com quantidade negociada diferente, o sistema remove estes itens e deixa somente os itens que estão no XML. Caso a nota seja originada através de faturamento de um ou mais pedidos, o sistema refaz a ligação entre os itens da nota com os pedidos; caso alguns produtos que foram faturados não existam no XML, está opção irá remover estes itens e o pedido de origem ficará pendente.
Esta opção pode ser utilizada com o Tipos de Operação - TOP da nota configurada com o campo "Cálculo de ICMS, IPI e ISS" com qualquer opção, porém cada opção terá um efeito no momento da importação.
Ao proceder com a importação, os impostos serão tratados da seguinte maneira, de acordo com a configuração do campo Cálculo de ICMS, IPI e ISS do cadastro de TOP:
- Quando marcado como "Não calcula e não digita" - o sistema NÃO valida diferenças e NÃO importa o valor dos impostos do XML;
- Quando marcado como "Não calcula e digita" - o sistema NÃO valida as diferenças e importa o valor dos impostos do XML;
- O sistema atualmente não suporta a importação de XML de nota de compra com a TOP marcada como "Calcula e não digita";
- Quando marcado como "Calcula e digita" - o sistema faz as valida diferenças e gera os avisos se houver diferenças e importa o valor dos impostos do XML;
- Quando marcado como "Calcula na confirmação" - o sistema NÃO gera avisos, NÃO importa o valor dos impostos do XML e calcula o valor dos impostos de acordo com as configurações no momento da confirmação da nota.
Observação: Ao utilizar a opção Importar Xml de nota fiscal eletrônica (Substituindo itens) o sistema não trará a unidade de compra de forma automática, para que assim, você possa informar a unidade do produto a ser comprado.
Importar Xml de nota fiscal eletrônica (Vinculando pedido)
Ao selecionar essa opção será aberto um pop-up de pesquisa filtrando os Pedidos de Compra do mesmo Parceiro do Pedido de Compras que está sendo lançado, que contenham produtos pendentes.
Se não for encontrado nenhum registro, pode-se utilizar tal opção. Caso seja selecionada alguma nota, um pop-up de upload de arquivo será aberto para que seja feita a seleção do XML para importação. Dessa forma, será pego o Número Único do pedido selecionado e o sistema irá proceder com a importação do pedido.
Na utilização desta opção de Importação, o XML em questão deve ser equivalente ao pedido de compra. Para que o vinculo entre esses dois documentos ocorra, as condições abaixo devem ser satisfeitas:
- Mesmo parceiro;
- Mesma empresa;
- Mesmo produto;
- Deve ser um pedido de compra;
- O pedido deve estar confirmado;
- Os itens devem estar pendentes.
Nota: Durante o processo de importação, realizando-se este procedimento com mais de um pedido, caso seja apresentada a seguinte mensagem:
"Não é permitido importar XML em nota originada de mais de um pedido."
Deve-se efetuar a importação utilizando-se da opção "Importar XML de nota fiscal eletrônica (Substituindo Itens)", pois em caso de agrupamento de pedidos, é necessário substituir os itens dos pedidos, pelos itens presentes no XML.
Observação: Quando selecionada a opção Importar XML de nota fiscal eletrônica (Vinculando pedido), se existir algum item em edição, o sistema irá cancelar a edição deste item e fará a validação normal. Se existir item cadastrado na nota, uma mensagem será exibida.
Origem do documento
Ao acionar esta opção, será aberto um pop-up com esta mesma nomenclatura, dividida em duas grades; a superior exibe todos os documentos que deram origem ao documento selecionado (seleção feita no Portal de Compras). Já a grade inferior, apresenta todos os documentos de destino correspondentes ao documento selecionado na grade superior.
Ambas as grades possuem na coluna "Nro. Único" à frente da respectiva numeração, o símbolo ð que ao ser acionado tem-se o posicionamento no documento correspondente; este comportamento também ocorrerá em casos de um duplo clique na linha referente ao documento desejado.
Importar números de série da planilha
Esta opção permite importar a planilha excel com os números de série dos produtos que já estiverem lançados na nota de compra.
Para que esta opção seja apresentada para uso, é necessário habilitar o parâmetro "Importador de séries para notas de entrada - IMPSERNOTAENT".
Para que a planilha seja válida e os números de série sejam importados, é necessário que o layout desta seja:
- Linha 1 Coluna A: Texto fixo 'Nunota';
- Linha 1 Coluna B: Número da nota;
- Linha 2 Coluna A: Texto fixo SEQ;
- Linha 2 Coluna B: Texto fixo CODPROD;
- Linha 2 Coluna C: Texto fixo Série;
A partir da linha 3, o conteúdo será alterado de acordo com a quantidade de séries e produtos da nota.
Vejamos um exemplo de uma planilha:
|
Nunota |
0000 |
|
|
SEQ |
CODPROD |
SERIE |
|
1 |
5012 |
|
|
2 |
5073 |
|
|
2 |
5073 |
|
|
3 |
5007 |
8213434126E6CN |
|
3 |
5007 |
821337411EA8CN |
|
3 |
5007 |
821337411E58CN |
Sendo que:
- Nunota: Neste caso, é o número da nota e não o número único da nota.
- SEQ: É a sequencia do item da nota.
- CODPROD: Código do Produto.
- Série: O número da Série do produto.
Se na nota de compra não houver nenhum produto inserido, será emitida mensagem informando que não foi realizada a importação.
A quantidade de séries de cada produto, deve ser igual à quantidade negociada. Vejamos um exemplo:
|
Nunota |
0000 |
|
|
SEQ |
CODPROD |
SERIE |
|
1 |
5012 |
|
|
2 |
5073 |
|
|
2 |
5073 |
|
|
3 |
5065 |
8213434126E6CN |
|
3 |
5065 |
821337411EA8CN |
|
3 |
5065 |
821337411E58CN |
Na nota de Compra está com 10 unidades do produto 5065 e ao tentar importar a planilha o sistema emite a mensagem:
"O produto 5065 está com a quantidade negociada maior do que a quantidade de séries disponíveis."
Existindo mais de um produto com diferença entre a quantidade negociada e o número de série da planilha o sistema irá apresentar o problema já no primeiro item que encontrar, sendo que a mensagem será a mesma e não será processada a planilha. Após efetuar o ajuste na planilha e o solicitar um novo processamento, as séries da planilha serão importadas.
Verificar se a nota que está sendo importada é a mesma que está registrada na coluna B da linha 1, se não for, emitirá mensagem de erro e não importará:
Na planilha, não podem existir séries repetidas para o mesmo produto; neste caso, o sistema irá identificar que a quantidade de séries não condiz com a quantidade negociada e emitirá a mesma mensagem de quando a quantidade negociada difere da quantidade de séries:
"O produto X está com a quantidade negociada maior do que a quantidade de séries disponíveis."
Com o parâmetro Importador de séries para notas de entrada - IMPSERNOTAENT ligado ao inserir um item com controle adicional por série na nota de compra, o sistema não abrirá o pop-up de séries, pois estas serão acrescentadas através da importação pela planilha.
Se a quantidade de caracteres do campo SERIE na planilha for maior que a capacidade do campo no banco de dados, será emitida uma mensagem de erro e não é feita a importação:
"Propriedade 'SérieProduto.SERIE' com largura acima do limite: (61 > 60)."
Se for informado um produto que não tenha na planilha, mas possui controle adicional por Série, o sistema emitirá a mensagem que o produto não está na planilha:
"O produto X não está na planilha."
Se na nota existirem produtos com controle adicional por Série e sendo este repetido, o sistema irá fazer a proporcionalidade. Vejamos um exemplo:
Produto: 5065 - 10 UN - Local 101
Produto: 5065 - 5 UN - Local 102
Na planilha tem-se um total de 15 séries informadas; o sistema buscará os 10 primeiros e informará no produto 5065 local 101 e as 5 séries restantes no produto 5065 no local 102.
Analisados todos os aspectos até aqui mencionados, se a planilha estiver com o layout adequado, possuir as informações corretas na nota de compra e o sistema conseguir importar a planilha, será emitida a mensagem da quantidade de números de série que foram importados:
"Foi realizada a importação de X número(s) de série (s) de um total de X presentes na planilha."
Outros Impostos
Caso você clique na opção Outros Impostos, será aberto o pop-up "Outros Impostos Nota" onde serão apresentados os impostos previamente configurados na tela Impostos. Este pop-up poderá ser alimentado automaticamente, de acordo com as conformações realizadas na tela mencionada, ou ainda, pode-se informar os impostos manualmente. No caso da inserção manual, os impostos disponíveis para lançamento, serão também àqueles cadastrados anteriormente na tela Impostos.
Após concluir a edição do imposto, o sistema recalcula o total da nota, se os impostos foram editados para nota, ou então recalcula o imposto do item, se os impostos foram editados para o item.
Quando o parâmetro "ISS retido por outros impostos - ISSRETOUTIMP", estiver ligado o sistema marcará a nota com ISSRETIDO = 'S' (Sim) se o Imposto for do Tipo ISS e se o tipo do imposto (aba Outros Impostos do cadastro de serviços/produtos) for "Subtrair" (que resultará em 'Retido' quando for inserido na nota como item).
Na utilização desta opção Outros Impostos, onde pode-se inserir, alterar ou excluir impostos, finalizando um destes três procedimentos e fechando-se o pop-up Outros Impostos Nota, caso o parâmetro "Refazer financeiro após edição de Outros Impostos? - REFAZFINEDITIMP" esteja habilitado, o sistema irá "refazer" o financeiro do documento automaticamente, evitando divergências entre o total da nota e o financeiro.
O campo "Código Natureza de Rendimento" será preenchido automaticamente com a informação cadastrada na tela Serviço.
Já o campo "Tributação IR - Exterior REINF" buscará as informações da origem da retenção, seja da tela Serviço ou da tela Impostos.
Recalcular Custos/Preços automaticamente
Se marcada a opção Recalcular Custos/Preços automaticamente, o sistema fará atualização de custos e/ou preço de venda quando for realizada alguma alteração em uma nota já confirmada, diante das seguintes condições:
- Se o Tipo de Operação - TOP estiver configurado na Aba Geral, campo "Precifica", as opções "Atualiza Somente Custo" ou "Atualiza Custo/Preço de Venda";
- Se o tipo de movimento for "Pedido de Compra", "Nota de Compra", "Devolução de Compra", "Transferência" ou "Devolução de Venda";
- A opção Recalcular Custos/Preços automaticamente já deve estar marcada, ou deve estar desmarcada após a seleção ou não deve-se fechar e abrir novamente a Central de Compras;
- No Cadastro do Usuários a opção "Altera registros confirmados" presente na aba Segurança e no cadastro de Tipos de Operação - TOP a opção "Permitir alteração após confirmar", devem estar marcadas para que seja possível alterar a nota confirmada.
Refazer a Quantidade de Volumes
Esta opção é utilizada quando efetua-se alguma modificação (inserção de produtos / retirada / alteração da quantidade) em um documento que já foi confirmado anteriormente, sendo necessário atualizar a quantidade atual dos volumes.
Refazer o Financeiro
Caso tenha sido feita alguma alteração no financeiro (acréscimo ou retirada de alguma parcela com consequente redivisão do valor final da nota, por exemplo), e seja necessário retornar as informações iniciais, ao selecionar a opção Refazer o Financeiro, o sistema procede com a restauração dos dados do financeiro do documento de acordo com o Tipo de Negociação utilizado no lançamento.
Observação: caso o Tipo de Negociação da nota seja alterado após o pedido ter sido faturado, ao Refazer o Financeiro do pedido, a data de vencimento deste será recalculada conforme a data atual.
Resumo de Impostos
A opção Resumo de Impostos quando acionada, exibe um pop-up com esta mesma nomenclatura, contendo o nome dos Impostos e suas respectivas Base, Alíquota e Valor, que foram calculados baseando-se em configurações prévias (alíquotas de ICMS, PIS, COFINS, CSSL, por exemplo) no documento em questão.
Observação: Quando o campo "Cálculo de ICMS, IPI e ISS" presente na aba Impostos do cadastro do Tipo de Operação - TOP estiver definido com a opção "Calcula na Confirmação" e o Status da nota estiver diferente de "Liberada", se for solicitada a visualização do Resumo dos impostos antes de confirmar a nota, no rodapé do pop-up será apresentada a seguinte mensagem de alerta:
"Alguns impostos são calculados apenas na confirmação."
Salvar documento confirmado
Quando a marcação "Salvar doc. confirmado sem perguntar" localizada no Cadastro do Tipo de Operação - TOP, aba Geral estiver acionada, ao realizar a edição dos itens de um pedido/nota que já foi confirmada o pop-up "Salvar documento confirmado" não será apresentado questionando quais dados serão salvos:
A opção Salvar documento confirmado permitirá a visualização do referido pop-up para que as alterações do documento já confirmado sejam salvas de acordo com o desejado.
Simulação de frete com escolha de transportadora
Para que, ao estar posicionado na opção Simulação de frete com escolha de transportadora do botão "Outras Opções..." o pop-up de nomenclatura "Simulação de Frete" seja aberto, se fazem necessárias as configurações nas telas Comercial > Arquivo > Cadastros > Eventos para Cálculo de Frete e Comercial > Arquivo > Cadastros > Tabelas para cálculo de frete.
No pop-up Simulação de Frete, seleciona-se nas três grades as linhas referentes aos itens que deseja-se simular, Tabela, Transportadora e Evento, respectivamente.
Esta simulação pode ser realizada de duas maneiras, a primeira alternativa é clicando-se no botão "Selecionar"; a segunda é através de um duplo clique na grade relacionada a Transportadora (grade do meio); feito isso, o sistema calcula o valor do frete e o exibe no rodapé da nota em questão (Central de Compras > Aba Transporte).
Ligar a Nota com Pedidos
Esta opção é utilizada para Notas e/ou Devoluções de Compra. Para que estejam disponíveis no botão "Outras Opções..." quando se trata de uma transação de Devolução de Compra, é necessário que o parâmetro "TOP para consignação de compra - TOPCONSIGC" esteja devidamente preenchido; ele deve receber o código da TOP que é utilizada para Notas de Compra.
Sendo assim, a opção Ligar a Nota com Pedidos é utilizada para relacionar os itens da nota com os itens de pedidos que ainda estejam pendentes de tratamento. Ou seja, caso exista um "Pedido de Compra" com vários itens que, por algum motivo, não foram faturados, é possível lançar a "Nota de Compra" e solicitar ao sistema Ligar a Nota com Pedidos.
Ao solicitar essa opção, o sistema automaticamente relacionará os itens pendentes do Pedido com os itens que compõem a Nota. Ainda, é possível relacionar a Nota a vários Pedidos diferentes, desde que estes possuam itens pendentes. A quantidade pendente de cada item pode ser observada no campo "Qtd. pendente" presente no painel "Itens" do Pedido.
Para esse comportamento, tanto a Nota quanto o Pedido devem possuir em seu cabeçalho a mesma "Empresa" e "Cliente", como também, seus itens devem ser originados do mesmo local (marcação "Usa Local" presente na Aba Medidas e Estoque e campo "Local Padrão" presente na Aba Geral; ambos pertencentes ao Cadastro de Produtos). Nos casos de Devolução, o Tipo de Operação - TOP utilizado nas Notas deve conter marcação "A nota fica como pendente" presente na Aba Geral, realizada.
Caso as quantidades dos itens da Nota sejam superiores as quantidades dos itens dos Pedidos, o sistema exibe uma mensagem informando essa diferença.
Se o parâmetro "Pode ligar nota ao pedido com o parceiro matriz? - LIGPEDPARCMAT", estiver ativado e o Parceiro da Nota possuir um Parceiro Matriz, será apresentada uma janela para a escolha do Parceiro a ser utilizado na busca dos Pedidos para a ligação. Nesse caso pode-se escolher o Parceiro da Nota ou o Parceiro Matriz.
Habilitando o parâmetro "Controla alteração documentos relacionados - CONTRALTDOCREL", será disponibilizada a marcação "Altera ligação entre documentos" na tela Controle de Acessos (Módulos > Comercial > Rotinas > Central de Notas). Caso o parâmetro esteja ligado, porém com esta marcação desabilitada, a opção Ligar a Nota com Pedidos não será apresentada.
Desligar a Nota dos Pedidos
A opção "Desligar a Nota dos Pedidos" faz exatamente a operação contrária ao descrito no tópico anterior Ligar a Nota com Pedidos. Quando os itens estão relacionados a uma outra transação, esta opção retira essa ligação. Ou seja, caso seja realizado o faturamento de um Pedido de Compra, a Nota que será gerada possuirá ligação de seus itens com os itens do Pedido; por meio da opção Desligar a Nota dos Pedidos pode-se desvincular a Nota desse Pedido.
Em se tratando de Devolução de Compra, também é necessário que o parâmetro "TOP para consignação de compra - TOPCONSIGC" esteja devidamente preenchido; ele irá receber o código da TOP que é utilizada para Notas de Compra.
Habilitando o parâmetro CONTRALTDOCREL, será disponibilizada a marcação Altera ligação entre documentos na tela Controle de Acessos (Módulos > Comercial > Rotinas > Central de Notas). Caso o parâmetro encontre-se ligado porém com esta marcação desabilitada, a opção Desligar a Nota dos Pedidos não será apresentada.
Ver solicitações de liberação
Ao clicar na opção Ver solicitações de liberação o sistema irá abrir a tela de solicitações de liberação exibindo somente as liberações pendentes; deste modo, além de visualizar pode-se alterar a solicitação. Caso a nota ou pedido não possua liberações, será apresentada uma mensagem avisando que o documento não possui liberações pendentes.
Esta opção somente estará disponível caso o parâmetro "Usar liberação de limites por alçada? - USALIBLIM" esteja habilitado.
No texto pertinente a tela Tipo de Operação - TOP, tem-se as configurações necessárias para Cascateamento de liberações na Aba Liberação em Cascata.
Abrir Conferência
Para a utilização desta opção, selecione uma Nota de Compra ou uma Devolução de Compra que contenha itens controlados por "Série" (Cadastro de Produtos > aba Medidas e Estoque > sub-aba Controle adicional); ao acionar a referida opção, tem-se aberta a tela "Comercial > Rotinas > Série Global > Conferência de Série"; esta tela é aberta já posicionada no documento previamente selecionado, onde serão apresentados alguns dados a seu respeito, tais como o "Nro único da Nota", "Número da Nota" e o Parceiro envolvido na negociação.
O uso desta opção, está ligado à rotina descrita no tópico Controle de Produtos com Número de Série Global.
Abrir Conferência p/ Cancelamento ou Exclusão
Assim como a opção "Abrir Conferência", para a utilização desta, seleciona-se uma Nota de Compra ou uma Devolução de Compra que contenha itens controlados por "Série" (Cadastro de Produtos > aba Medidas e Estoque > sub-aba Controle adicional); ao acionar a referida opção, tem-se aberta a tela "Comercial > Rotinas > Série Global > Conferência de Série p/ Exclusão ou Cancelamento"; esta tela é aberta já posicionada no documento previamente selecionado, onde serão apresentados alguns dados a seu respeito, tais como o "Nro único da Nota", "Número da Nota" e o "Parceiro" envolvido na negociação.
Além disso, sua finalidade é diferente da opção anterior, ou seja, ela será utilizada sempre que for necessário excluir ou cancelar uma nota que já esteja com seus itens conferidos pela tela de "Comercial > Rotinas > Série Global > Conferência de Série".
O uso desta opção, está ligado à rotina descrita no tópico "Controle de Produtos com Número de Série Global".
Conferência
Um documento é disponibilizado para conferência, se no Tipo de Operação - TOP utilizado para seu lançamento, na aba "Validações", o campo "Exige conferência" estiver assinalado, e algum de seus itens estejam pendentes e não estejam em seu cadastro, com o campo "Excluir do processo de conferência" marcado (Cadastro de Produtos, aba "Geral").
Esta opção está diretamente relacionada às rotinas de Configuração de Conferência e Fila de Conferência. Ela é composta por 5 (cinco) possibilidades que poderão ser acionadas de acordo com o processo adotado por cada empresa. São eles:
Liberar para conferência Reprocessar conferência
Solicitar recontagem Reaplicar corte
Na realização do lançamento de um documento, cujo Tipo de Operação - TOP está configurado para conferência e possui um produto que faz parte do processo de conferência, deve-se acessar esta opção para liberar o referido documento para conferência, ou seja, ela será apresentada na tela Fila de Conferência, e enquanto sua conferência não for realizada, não será possível confirmá-la.
Feita a liberação da solicitação, se não existirem mais solicitações de liberação para essa conferência, ao selecionar esta opção, o sistema irá refazer o corte, e caso não haja itens com quantidade maior ou produtos não constantes no pedido, o sistema realizará o corte e finalizará a conferência como "OK".
Em casos onde deseja-se alterar a quantidade negociada em notas ou pedidos, inserir ou remover itens, após a nota ter sido conferida e finalizada como "OK", o sistema irá marcar essa conferência como finalizada e divergente. Neste caso, também será necessário reprocessar a conferência, ou então fazer uma nova conferência para seguimento no processo.
De modo geral, uma recontagem se faz necessária, em situações de divergências nos produtos. Nos casos em que o campo "Recontagem" presente na aba "Geral" da tela Configuração de Conferência, estiver definido como "Comandada", deve-se solicitar uma nova recontagem através desta opção. Esta recontagem pode acontecer de todos os produtos, mesmo os que não tiveram divergência, ou apenas os itens que apresentaram divergência; esta definição é feita no campo "Abrangência da recontagem" também presente na tela mencionada acima.
Pode ocorrer uma situação, em que um "Pedido" tenha sido conferido, gerando o corte de alguns itens e faturado normalmente, contudo por algum motivo você excluir a "Nota" que foi gerada no faturamento, o sistema perde o que tinha sido cortado anteriormente. Quando ocorrer essa situação será necessário utilizar a opção Reaplicar corte, para que o sistema reaplique o corte no "Pedido" e possibilite que este seja faturado novamente.
Esta opção simplesmente realiza a exclusão da conferência, e juntamente a este procedimento, exclui a quantidade de corte dos produtos, retornando-a a zero.
Conheça as novidades
A opção Conheça as novidades apresenta os novos recursos disponibilizados na Central de Compras. Através do pop-up "Novidade Disponível" tem-se a exibição das funcionalidades presentes na tela. São elas:
- Os documentos abertos (notas, pedidos etc) são organizados de forma agrupada em abas, de acordo com o Tipo de Movimento, ou seja, cada Central - Compras | Vendas | Mov. Internas reúne os compatíveis com seu Tipo de Movimento;
- O controle de documentos em edição é mais simples e fácil, pois podemos alternar entre os documentos abertos através do botão "Alternar entre os documentos", disponibilizado quando houver mais de um documento aberto na tela;
- Além da Consulta de Produtos, a Ficha de Parceiros também pode ser aberta através da Central, por meio do Botão "Parceiros";
- Na Grade de Itens, tem-se o campo de busca de itens tomando um menor espaço na grade;
- Também na Grade de Itens, pode-se efetuar a inclusão e edição dos produtos mesmo em modo grade;
- Tem-se os botões Mostrar lista de painéis e Mapa de atalhos, que visam auxiliar na navegação na tela e no acesso às opções mais frequentemente utilizadas.
Configurações
Através da opção Configurações, será aberto um pop-up com este mesmo nome, contendo as seguintes marcações:
Layout automático: Esta opção é exclusiva de Parceiro Sankhya.
Ignorar vendedor preferencial do parceiro: Caso esta opção seja marcada, o sistema não preencherá o campo vendedor ao informar-se o Parceiro. Quando desmarcado, o sistema irá sugerir o Vendedor preferencial, configurado no Cadastro de Parceiros (campo presente na aba Identificação).
Ao fechar com mais de um documento aberto: Através desta opção, pode-se definir a forma que o sistema irá proceder no ato do fechamento de vários documentos abertos simultaneamente na central, são apresentadas as seguintes formas:
- Perguntar - Ao selecionar esta opção, será aberto o pop-up "Múltiplos documentos abertos" informando que existe mais de um documento sendo executado na central, solicitando a confirmação do fechamento de todos os documentos ou somente do mesmo. O referido pop-up disponibiliza a marcação "Salvar resposta", esta marcação fixará de forma automática a confirmação efetuada até que a forma seja alterada;
- Atual - Selecionando esta opção, será fechado somente o documento atual e carregado o próximo de acordo com a ordenação de documentos abertos;
- Todos - Com esta opção, serão fechados todos os documentos que estão sendo executados, caso não estejam finalizados todas as informações serão perdidas.
Histórico Alteração Campo Pendente
Esta opção será apresentada para utilização, caso o parâmetro "Justificar quando marcar item como não pendente - JUSTMARCNAOPEND" esteja habilitado. Este parâmetro faz com que, ao marcar o item de um pedido como "não pendente" será aberto um pop-up para que seja informada uma justificativa para tal marcação, ou seja, o por que do item em questão ser marcado como não pendente.
Trabalhando-se com esta funcionalidade, ao marcar um item como "não pendente", o preenchimento de uma justificativa, se fará obrigatório. Vale salientar que esta tela só é aberta através da grade de "Itens" (parte inferior da tela de seleção de pedidos); a opção "Marcar como não pendente" localizada no botão Outras Opções... da grade Resultado da seleção não irá apresentar este comportamento.
A opção Histórico Alteração Campo Pendente tem o objetivo de apresentar de forma agrupada os motivos pelos quais os itens dos pedidos estão sendo marcados como "não pendente"; esta informação auxilia os gestores de modo que estes obtenham um maior controle a respeito do faturamento de seus pedidos, ou seja, permite identificar, por que determinados itens não estão sendo faturados? qual a justificativa mais utilizada pelos funcionários ao marcar um item como não pendente? em uma equipe de vendedores, qual deles efetua a referida marcação com maior frequência? entre outras possibilidades.
A opção até aqui relatada, quando acionada, irá apresentar um pop-up de nome "Histórico de alteração do campo 'Pendente'" que contém as informações pertinentes aos itens, tais como "Sequência", "Código" e "Descrição", e na grade inferior, os dados referentes às justificativas inseridas, ou seja, "Usuário", "Nome do Usuário", "Modificado em", "Status" e a "Justificativa" informada.
Ver acompanhamentos
A opção Ver acompanhamentos tem o objetivo de registrar todas as ocorrências de um determinado documento, seja este Orçamento, Pedido de Compra, Nota Fiscal de Compra ou Devolução de Compra, podendo estas serem referentes ao próprio documento, ao Parceiro, à Transportadora, ao Produto, ao Contato, à Empresa, ao Vendedor, ao Veículo ou ao Frete. Esta tela tem a função de prover informações referentes ao andamento de uma negociação e à sua qualidade.
Para visualizá-la, selecione o documento desejado (pedido, nota etc) e, em seguida, acione esta opção. Através da tela que será aberta, você poderá incluir, alterar e remover ocorrências referentes à estes documentos.
Na grade superior, você poderá visualizar alguns detalhes da nota, tais como Número Único, Número Nota, Status NF-e, Status NFS-e, Número lote NF-e, Número lote NFS-e e as Observações NFS-e e Observações NF-e, sendo que estas duas últimas poderão ser visualizadas através do duplo clique na linha ou através do botão "Ver observação".
Na grade inferior são apresentadas as ocorrências relacionadas a cada documento, que poderão ser visualizadas, alteradas, incluídas ou excluídas.
A "Data", a "Hora do Acompanhamento" e a "Referência" devem ser obrigatoriamente preenchidas; esta última informação define o aspecto ao qual se refere a "Ocorrência", que é o último ponto a ser inserido na tela.
Nota: Ocorrências adicionadas manualmente poderão ser alteradas e/ou excluídas por qualquer pessoa (com acessos à consulta/alteração da tela). Já ocorrências adicionadas automaticamente pelo sistema não poderão ser alteradas ou excluídos por ninguém. Ocorrências de erros de validações de NF-e, são exemplos de informações adicionadas automaticamente.
Complemento...
A nota de complemento é utilizada nos casos em que uma nota tenha sido aprovada pela SEFAZ, porém contém algum dado errado, ou mesmo falte algum valor de imposto.
O objetivo desta opção é gerar uma Nota de Complemento, que nada mais é, do que efetuar uma cópia do cabeçalho da nota (que ficou com a informação errada), alterando a TOP, a observação, zerando a numeração da nota e as informações referentes a NF-e, para que se possa corrigir as informações necessárias.
Ao clicar na opção, será aberto o pop-up "Nota de Complemento" para geração da nota em questão.
Informe aqui a TOP de Complemento; um Tipo de Operação - TOP de Complemento, é caracterizada em sua configuração na aba "Impressão", campo "NF-e" deve estar definido como "Complementar", assim como o campo "Tipo de Emissão", presente na aba Impostos também no cadastro de TOP's. Ainda na aba Impostos, o campo "Cálculo de ICMS, IPI e ISS", deve ser obrigatoriamente definido como "Não calcula e digita". Com esta configuração, será permitido que sejam digitados os campos relacionados aos impostos nos itens da nota.
Na parte inferior desta tela, são apresentados os produtos da nota original, onde você pode escolher qual ou quais itens constarão na nota de complemento. Todos os itens que estiverem na grade, estarão presentes na nota de complemento, portanto se desejar-se remover algum item, você pode utilizar os botões "Remover selecionados" ou "Remover NÃO selecionados". O sistema transporta as informações de quantidade, valor unitário, impostos e local para a nota de complemento, onde deve-se alterar manualmente os impostos os quais deseja-se complementar.
Ao clicar em "Confirmar" o sistema gera a nota de complemento, abrindo-a na Central de Compras.
Não é possível lançar complemento de complemento, porém não existe restrição para lançar mais de uma nota de complemento para a mesma nota. Além disso, o parâmetro "Aceita quantidade zero em notas de complemento - QTDZEROCPL" influencia diretamente esta rotina. Quando este parâmetro estiver habilitado, e for utilizada uma TOP de complemento contendo as configurações citadas acima, será possível informar a quantidade "0" (zero) no item. Caso o parâmetro esteja desabilitado, mesmo que a TOP de complemento esteja seguindo a configuração mencionada, ao tentar preencher quantidade zero no item, esta informação não será aceita.
Também atuando neste processo, temos o parâmetro "Data para cálculo de custos de nota de complemento - DTCOMPCALCCUSTO", que irá influenciar no cálculo do custo de Nota de Complemento da seguinte forma:
- Quando o parâmetro for definido como "Data da Nota de Complemento" o cálculo do custo da Nota de Complemento será realizado como se fosse uma entrada normal utilizando como base a sua "Data de Negociação";
- Quando configurado com "Data da Nota de Origem", a Nota de Complemento será "anexada" com a sua respectiva "Nota de Origem" e o cálculo será feito somando as duas, com base na "Data de Entrada" da Nota de Origem. Contudo, para este tipo de configuração, se existir uma compra ou venda do produto entre a data da Nota de Origem e a Data da Nota de Complemento, o parâmetro não irá influenciar nos cálculos, pois os custos ficariam divergentes devido à diferença do saldo de estoque entre as datas.
Nota: A configuração efetuada no parâmetro de chave DTCOMPCALCCUSTO também será considerada na realização do cálculo de custos que ocorre na confirmação de notas nas Centrais.
Com o parâmetro "Totaliza nota complemento s/ considerar quantidade? - TOTCOMPLSEMQTDE" habilitado, você poderá realizar o lançamento de uma Nota de Complemento sem informar a sua quantidade, preenchendo-a apenas os valores de impostos.
NF-e Complementar de Produtor Rural
Mediante definições pré-estabelecidas pela SEFAZ por meio de Nota Técnica, a NF-e Complementar de Produtor Rural, deverá seguir as especificações abaixo, mesmo que possua características de complemento. Diante disso, pode-se emitir uma NF-e de Complemento "Modelo de Documento 55" que referencia uma NF de Produtor Rural utilizando os "Modelos de Documentos 04 ou 1B".
Observação: O sistema permitirá a emissão de NF-e Complementar de Produtor Rural onde o emissor da nota seja caracterizado como Pessoa Física (CPF).
Selecionando uma NF de Produtor Rural emitida no sistema e acionando a opção Complemento..., é necessário que você considere as seguintes configurações:
Em relação a NF de Origem temos:
- Ao ser emitida, é necessário que você selecione no campo "Modelo do Documento" as opções de tipos de modelos "04 - Nota Fiscal de Produtor" ou "1B - Nota Fiscal Avulsa" (tela Tipos de Operação - TOP, aba Livro Fiscal);
- Deve-se constar no campo empresa, um Produtor Rural com CPF informado.
- Na tela Tipos de Operação - TOP, proceder do seguinte modo:
- Ao considerar a aba Validações, a marcação "Buscar NF de origem p/ referenciar na NFe" deverá estar habilitada;
- Em relação a aba Livro Fiscal, campo "Modelo do Documento" selecione a opção "55 - Nota Fiscal Eletrônica";
- Considerando a aba Impostos, campo "Cálculo de ICMS, IPI e ISS" deverá constar neste, a opção "Não calcula e digita";
- No campo "Tipo de Emissão", selecione a opção "Complementar" (aba Impostos);
- Na aba Impressão, campo "NF-e" utilizee a opção "Complementar".
Nota: sobre a TOP de Complemento utilizada, considere as demais marcações padrões pertinentes a emissão de uma NF-e Convencional, como por exemplo, calcular os impostos PIS e COFINS, numeração automática, dentre outros.
Após o lançamento da NF-e de Complemento, você deve confirmá-la e gerar seu respectivo lote. Assim, o XML desta NF-e será devidamente gerado mesmo que tenha como referência um modelo em que o emissor da nota de origem seja Pessoa Física (CPF). Portanto, mediante as informações mencionadas, pode-se realizar o procedimento de encaminhado do arquivo XML para a SEFAZ, contemplando assim, suas determinâncias.
Gerar Nota de Remessa
Em linhas gerais, uma Nota de Remessa é aquela que acompanha o produto, sem ter a finalidade de venda ou compra. Pode-se ter esta situação em Remessa para conserto, envio de amostras, produtos para demonstração, envio para a garantia etc. São operações que se enquadram no grupo de CFOP 1900.
Pra emissão de uma nota nestas condições, você deve inserir o CFOP correto para a situação, inserir os dados do produto a ser enviado, inclusive os respectivos preços (pra efeito de seguro de transporte, deve-se ter valores); é válida a inserção de informações adicionais, por exemplo, "valores apenas para efeito de transporte".
Para utilização da opção "Gerar Nota de Remessa", atente-se para as configurações no Tipo de Operação - TOP, aba Geral, seção "Geração de Nota de Remessa na Confirmação". As marcações presentes nesta seção serão utilizadas para gerar movimentações conjuntas onde existe "Confirmação" de uma Venda ou Compra e gerará a "Nota de Remessa".
Se você efetuar a marcação "Gerar se parc. destinatário preenchido", fará com que a remessa seja gerada apenas se na nota de venda ou de compra estiver informado o "Parceiro Destinatário", ou seja, neste caso, este parceiro será utilizado como Parceiro da Nota de Remessa.
Observação: Não é permitido "Cancelar" diretamente a Nota de Remessa. Você deve cancelar a Nota de Venda ou Compra (Nota Principal) que gerou a remessa para que, a partir disso, possam ser canceladas as duas Notas, a nota principal e também a remessa. As Notas de Remessa serão identificadas pelo campo "Número Remessa" (NUREM) preenchido no cabeçalho da Nota (TGFCAB). A Nota Principal, que é a que poderá ser excluída, é reconhecida pela TOP que deve ter a marcação Gerar se parc. destinatário preenchido selecionada.
Importação de NF-e p/ CT-e
Para utilização desta opção, você deverá primeiramente configurar as Preferências para importação de NF-e p/ CT-e; uma vez determinadas as preferências para importação, ao acionar a opção "Importação de NF-e p/ CT-e" será aberto um pop-up de mesma nomenclatura.
O processo de importação dos dados da NF-e para lançar um CT-e, tem a finalidade de agilizar a operação de lançamento do CT-e da transportadora. Deste modo, é possível que grande parte dos dados do CT-e e das notas transportadas sejam inseridos e em seguida transmitidos à SEFAZ. Através da opção "Importação de NF-e p/ CT-e", tem-se o ponto de partida para este procedimento.
Inicialmente, por meio do campo "Dados da NF-e", determina-se como se dará a importação. Pode-se definir dentre três opções:
- Importar XML da NF-e: Esta opção é utilizada para importar os dados da NF-e através de um arquivo XML. Por esta alternativa, será possível importar um arquivo na extensão "XML", ou ainda no formato ".ZIP", sendo este último, contendo vários arquivos. Ao selecionar o(s) arquivo(s) XML é feita uma validação do CNPJ/CPF do emitente, destinatário e transportadora da NF-e. No sistema, o "Emitente" e o "Destinatário" precisam estar cadastrados como Parceiros, enquanto que a "Transportadora" da mercadoria correspondente à nota, precisa estar cadastrada como Empresa.
- Buscar nota do sistema: Esta indicará a utilização desta opção, quando a Empresa emitente da NF-e e a Empresa Transportadora emitente do CT-e estão na mesma base de dados. Definindo a forma de importação por esta opção, será aberto o pop-up "Busca Nota Fiscal no Sistema" para que seja feita a pesquisa de qual nota deseja-se importar para lançar o CT-e. A nota desejada pode ser importada clicando-se duas vezes sobre ela; assim que esta for selecionada, as mesmas validações existentes na importação do XML vão acontecer, exceto as ligadas à validações específicas do arquivo XML. Somente notas fiscais de modelo 1, 4 1B ou 55 confirmadas podem ser utilizadas para lançar o CT-e. uma vez selecionando-se a nota desejada, esta será inserida com as devidas informações.
- Consultar nota na SEFAZ: Esta opção pode ser empregada em casos que a Empresa transportadora está de posse da chave de acesso da NF-e a ser transportada. Ao utilizar esta opção, será necessário digitar o CAPTCHA (caracteres correspondentes à imagem exibida no lado superior direito do pop-up "Importação de NF-e p/ CT-e") e em seguida bipar, colar ou digitar a chave de acesso da nota. A partir disso, será feita uma consulta da nota no portal da NF-e, assim como é feito através do endereço:
http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/consulta.aspx?tipoConsulta=completa&tip oConteudo=XbSeqxE8pl8=
- Buscar nota recebida pelo e-mail/DF-e: Esta opção está diretamente relacionada a rotina Configuração p/ leitura de XML no e-mail; depois que o sistema busca e localiza XML's dos documentos na Caixa de entrada do usuário de e-mail, estes uma vez baixados e salvos, podem ser importados através da opção Buscar nota recebida pelo e-mail/DF-e. Para sua utilização, informe a Chave de acesso do XML, e solicite sua Consulta; caso o documento seja localizado, este será carregado na grade; caso contrário, será exibida a seguinte mensagem:
"Xml não encontrado para a chave NF-e informada!"
Uma vez inseridas as notas desejadas, os demais campos presentes no pop-up "Importação de NF-e p/ CT-e" poderão ser carregados partindo-se da configuração realizada nas Preferências para importação de NF-e p/ CT-e, e ainda, quando for o caso, poderão ser editados. São eles:
- Empresa;
- Parceiro;
- Previsão de entrega;
- Produto predominante;
- A "Série" sempre precisará ser informada antes do lançamento do CT-e.
Além de alterar essas informações, pode-se conferir os dados das notas inseridas na grade existente na parte inferior do pop-up.
Depois que todas as notas e informações forem conferidas e estiverem em conformidade, clica-se no botão "Importar". Feita a importação, o CT-e será gerado contendo todos os dados obtidos através das notas fiscais utilizadas. Conforme definição nas Preferências para importação de NF-e p/ CT-e (aba Cabeçalho, campo Ao gerar o CT-e), o documento poderá ser apresentado assim que a importação for concluída ou será solicitada a importação de novas notas para inserção de um novo CT-e.
O detalhamento completo das funcionalidades da opção Importação de NF-e p/ CT-e, pode ser visualizado através do link Importação de NF-e para lançamento de CT-e.
Documentação do tipo de Operação- TOP
Por meio desta opção, você poderá visualizar a descrição da TOP referente ao registro selecionado. Para isso, é necessário primeiramente preencher a aba Documentação localizada na tela Tipo de Operação-TOP com as informações relacionadas a TOP.
Caso não seja cadastrado nenhuma informação nesta aba, ao clicar na opção Documentação do tipo de Operação- TOP, o sistema apresentará a mensagem abaixo:
"TOP X não tem documentação cadastrada."
Nota: Se for selecionado mais de registro na grade, a opção Documentação do tipo de Operação- TOP não será apresentada.
Pesagem
Funcionalidade disponível para lançamentos realizados com o Tipo de Movimento: C-Compras e que estejam com o campo "Tipo de Movimento Armazenagem", da aba Armazéns da TOP, configurado com a opção Romaneio. Ao acioná-la, será aberta a tela de Pesagem contextualizada nos respectivos tickets aos quais as notas estão vinculadas. Caso não encontre um ticket para a referida nota, será exibida uma mensagem informando que não há Pesagem vinculada a ela.
Nota: Este é um recurso específico do módulo opcional 30935-Comercialização de Grãos/W.
Laudo
Funcionalidade disponível para lançamentos realizados com o Tipo de Movimento: C-Compras e que estejam com o campo Tipo de Movimento Armazenagem da aba Armazéns da TOP, configurado com a opção Romaneio. Ao acioná-la, será aberta a tela de Laudo de Classificação contextualizada nos respectivos laudos aos quais as notas estão vinculadas. Caso não encontre um laudo para a referida nota, será exibida uma mensagem informando que não há Laudo vinculado a ela.
Nota: este é um recurso específico do módulo opcional 30935-Comercialização de Grãos/W.
Acesse também:
Comentários
0 comentário
Por favor, entre para comentar.