Rotina mensal do DP no Pessoas+: passo a passo do mês

Módulo: Pessoal+

Sumário

• Descrição e Usabilidade
• Antes de começar
• Passo a passo do mês
• Prazos do mês
• Pontos de Atenção
• Artigos Relacionados

Descrição e Usabilidade

Este artigo mostra, em ordem, as etapas que o Departamento Pessoal realiza todo mês no Pessoas+: registrar o que aconteceu no mês, calcular e conferir a folha, pagar os colaboradores, enviar as informações ao eSocial e fechar a competência.

Use este roteiro como guia do fechamento mensal. Cada etapa tem links para os artigos com o passo a passo completo.

As férias, as rescisões e o 13º salário seguem rotinas próprias, mas entram no mesmo fechamento. Quando houver algum desses cálculos no mês, faça-os antes da conferência (etapa 4).

Antes de começar

Estas configurações são feitas uma vez, na implantação, e revisadas sempre que houver mudança. Sem elas, o cálculo e o envio ao eSocial podem apresentar erros.

• Empresa, lotações tributárias, cargos e departamentos cadastrados. Veja Estrutura da Empresa.
• Eventos (rubricas) cadastrados, com as incidências de INSS, FGTS, IRRF e eSocial configuradas. Veja Cadastro de Eventos (Rubricas) da Folha de Pagamento.
• Tabela de rubricas enviada ao eSocial. Veja Como gerar e enviar o S-1010 (Tabela de Rubricas)?.
• Usuário com acesso ao Gerenciador de Folhas e empresa vinculada a um Grupo de Decisores no Painel de Configurações. Sem esse vínculo, a empresa não aparece no Gerenciador de Folhas nem na Central do eSocial. Veja Permissões de Acesso ao Gerenciador de Folhas e Painel de Configurações do Pessoas+.

Passo a passo do mês

Etapa 1 – Registrar os acontecimentos do mês

Registre tudo o que altera o valor da folha antes de calcular.

• Admissões e alterações de cadastro: Admissão e Início do Vínculo e Manutenção Cadastral e Continuidade do Vínculo.
• Requisições dos colaboradores e líderes: aprove ou rejeite as requisições pendentes, como férias, afastamentos e alterações de dados. Veja Como aprovar ou rejeitar requisições?.
• Afastamentos e atestados: Como lançar ocorrências para o colaborador? e Como lançar atestado médico?.
• Faltas e atrasos: Como lançar faltas na folha? e Como lançar atrasos para desconto do DSR?.
• Horas extras, adicionais, descontos e outros valores: Como lançar movimento por funcionário? ou Como lançar movimento por evento?.
• Vales e benefícios: Como atualizar os dias úteis dos vales? e Central de Benefícios+: lançamento e processamento.
• Crédito do Trabalhador (eConsignado): Como lançar o Crédito do Trabalhador?.

Etapa 2 – Calcular o adiantamento salarial (se a empresa paga)

Se a empresa antecipa parte do salário, calcule o adiantamento na data definida pela empresa. Veja Como calcular a folha de adiantamento salarial?.

Depois do cálculo, confira, pague e integre o adiantamento seguindo as etapas 4 e 5.

Etapa 3 – Calcular a folha mensal

Com todos os lançamentos feitos, calcule a folha mensal na tela Cálculos, de forma coletiva ou individual. Veja Como calcular a folha mensal?.

• Para programar o cálculo para um dia e horário fixos, use o Agendador de Cálculos de Folha de Pagamento.
• Se houver férias, rescisões ou 13º salário no mês, calcule também nas rotinas próprias: Férias, Rescisão e 13º Salário.

Etapa 4 – Conferir a folha

Confira os valores antes de pagar e de enviar ao eSocial. O Gerenciador de Folhas reúne todas as folhas calculadas da competência.

• Resolva as advertências e os avisos apontados no Gerenciador de Folhas.
• Confira proventos, descontos e bases de cálculo por colaborador. Veja Como conferir o cálculo individual?.
• Compare os valores de INSS, FGTS e IRRF calculados com os valores que serão enviados ao eSocial. Veja Como conferir os encargos da folha?.
• Gere o relatório com os totais da folha. Veja Como gerar o resumo da folha?.
• Use o Audita+ para encontrar inconsistências da folha e do eSocial antes do envio.

Etapa 5 – Pagar, integrar e disponibilizar os holerites

Com a folha conferida, faça as integrações e o pagamento pelo Gerenciador de Folhas.

• Integração financeira: envia o líquido da folha para o Financeiro. Veja Como fazer a integração financeira da folha?.
• Pagamento aos colaboradores: gere o arquivo para o banco. Veja Como gerar o arquivo de remessa bancária (EDI)?.
• Integração contábil: envia os valores da folha para a Contabilidade. Veja Como fazer a integração contábil da folha?.
• Provisões de férias e 13º salário: calcule e integre as provisões do mês. Veja Como calcular a provisão de férias e 13º em lote?.
• Holerites: gere, envie por e-mail ou libere os holerites no Portal RH pelo Gerenciador de Folhas.

Etapa 6 – Enviar a folha ao eSocial

1. No Gerenciador de Folhas, libere para o eSocial todas as folhas da competência: mensal, adiantamento, férias, rescisões e complementares. Veja Como enviar a folha de pagamento ao eSocial?.
2. Na Central do eSocial, gere e envie os eventos na ordem recomendada: rubricas (S-1010), desligamentos (S-2299), alterações cadastrais e contratuais (S-2205 e S-2206), afastamentos (S-2230), remuneração (S-1200) e pagamentos (S-1210).
3. Acompanhe o retorno de cada evento. Veja Como gerar e enviar o S-1200 (Remuneração do trabalhador)? e Como gerar e enviar o S-1210 (Pagamentos)?
4. Com todos os eventos aceitos, finalize a competência no menu Finalização da Central do eSocial.

Etapa 7 – Conferir os retornos do eSocial

Depois do envio, o eSocial devolve os totalizadores com os valores que ele apurou. Compare com os valores da folha.

• INSS e PIS: Relatório S-5001 (Contribuições sociais por trabalhador).
• FGTS: Relatório S-5003 (FGTS por trabalhador) e Relatório S-5013 (FGTS consolidado).
• IRRF: Relatório S-5002 (IRRF por trabalhador).
• Se houver diferença, veja Como tratar diferenças de INSS, IRRF e FGTS entre o Sankhya e o eSocial?.
• Se um evento for rejeitado, veja Códigos de resposta do eSocial: envio e processamento.

Etapa 8 – Gerar as guias e fechar a competência

1. Gere as guias e os arquivos de recolhimento que a empresa utiliza. Veja Como gerar as guias de recolhimento?.
2. Após a finalização no eSocial, emita as guias de INSS e IRRF na DCTFWeb e a guia do FGTS no FGTS Digital, nos portais do governo.
3. No Gerenciador de Folhas, faça o fechamento da competência. Com a competência fechada, a folha do mês não pode mais ser alterada sem reabertura.

Prazos do mês

Quando o dia do prazo não for dia útil, confira a regra de antecipação de cada obrigação.

Pontos de Atenção

• Qualquer alteração depois da liberação para o eSocial exige nova liberação e nova geração dos eventos.
• O sistema não envia dados ao eSocial automaticamente. A liberação no Gerenciador de Folhas e o envio na Central do eSocial são feitos por você.
• Faça a conferência (etapa 4) sempre antes do pagamento e do envio. Corrigir depois gera retrabalho e retificação no eSocial.

Artigos Relacionados

• Cálculo da Folha de Pagamento: visão geral
• Gerenciador de Folhas
• Central do eSocial: visão geral
• Audita+ — Auditoria de inconsistências da Folha e do eSocial